Sistema ERP: tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta

sistema ERP

O dia a dia de uma loja de materiais de construção é corrido. Manter a gestão da empresa em dia é um desafio: é preciso controlar bem o preço, estoque, mix de produtos, disposição dos itens no mostruário, entre outras atividades. Para quem se identifica com esse cenário, uma boa notícia: adotar um sistema ERP pode ajudar a ser mais competitivo no mercado, agilizar processos e tornar a rotina mais simples.

A ferramenta pode, entre outros pontos, auxiliar na gestão eficiente do estoque, nas compras, vendas, cadastro de clientes, de produtos e pagamentos de impostos de fornecedores. Ou seja, é um sistema de gestão completo para sua loja de materiais de construção, reunindo em um só lugar todas as informações que você precisa para tomar decisões estratégicas para seu negócio.

Neste post, vamos apresentar o que é o sistema ERP e mostrar tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta. Você entenderá suas vantagens, principalmente para uma pequena empresa de materiais de construção. Ao longo deste artigo, você conhecerá algumas opções de ERP adequadas para sua empresa, o que deve ser feito antes de implantar o sistema e, também, cuidados na hora de escolher a ferramenta para sua loja. Confira!

O que é um ERP e quais as vantagens de utilizar um?

Enterprise Resource Planning ou, simplesmente, ERP, como o próprio nome diz em português, é um software de Planejamento dos Recursos da Empresa. Na prática, o sistema é um apoio para empresas de todos os portes em suas operações diárias.

Com o apoio do ERP é possível, com poucos cliques, fazer a gestão de fornecedores, analisar desde o faturamento da loja até seu fluxo de caixa, passando pela administração de pessoal, inventário do estoque e compras. Ou seja, o sistema ERP auxilia em todo o trabalho operacional e administrativo de uma empresa.

De forma sucinta, o principal objetivo de adotar um sistema ERP na sua operação é organizar informações, otimizar e integrar processos. Entre as respostas que um ERP pode fornecer, por exemplo, estão quais são os produtos mais vendidos na loja, época do ano em que determinados itens têm mais saída e qual é a margem de lucro de cada produto.

Ter esse tipo de informação centralizada e organizada aumenta a competitividade no mercado e auxilia na hora de tomar decisões importantes, como a necessidade de implementar ações para otimizar a gestão de compras, caso identifique que essa área da loja não está tendo o desempenho desejado. Entre as vantagens de adotar o sistema ERP estão:

  • redução de erros;
  • gestão padronizada, com informações de todas as áreas em um só lugar;
  • modernização de processos, com automatização substituindo processos manuais;
  • controle maior sobre o ciclo produtivo da loja;
  • maior agilidade na interação com fornecedores.

Tenho uma empresa pequena, devo usar um ERP?

As vantagens de adotar um sistema ERP na operação é inegável, mas não são poucos os empresários que têm essa dúvida: tenho uma empresa pequena, devo usar um sistema ERP? A resposta é sim!  Em um mercado cada vez mais competitivo, em que é preciso disputar a preferência dos clientes com players de grande porte, não é mais possível fazer a gestão com base em planilhas manuais e não ter as informações integradas.

Para manter a competitividade, é necessário investir em soluções automatizadas, que integrem os processos da loja do início ao fim, facilitem a tomada de decisões e melhorem a performance do negócio. Confira por que as pequenas empresas devem usar um ERP!

O ERP é customizável

São diversas as opções de ERP disponíveis no mercado. Cada uma delas com suas próprias características e funcionalidades. Democrático, o sistema pode ser usado tanto por pequenas como por grandes empresas, dependendo dos recursos oferecidos pela ferramenta. Não há restrição de tamanho, nem de setor. Varejo, serviços, indústria, todos podem se beneficiar com o uso do software.

A implantação não é demorada

Outro ponto a favor do ERP é que o processo de implantação da ferramenta não é trabalhoso. Com o apoio de uma empresa especializada, em pouco tempo é possível colocar um sistema sob medida para sua loja em funcionamento.

O sistema é fácil de usar

Muitos pequenos empresários temem a tecnologia por achar que ela vai complicar processos no dia a dia. Pelo contrário, a solução existe para simplificar a rotina e facilitar a gestão. Além disso, os fornecedores oferecem treinamentos para ensinar como usar a ferramenta. Depois, com um pouco de prática, os processos ficam bem mais simples e não é preciso contar com uma grande equipe para dar conta das atividades diversas.

A ferramenta cabe no orçamento

Outro mito que afasta os pequenos empresários dos sistemas de gestão é o de que apostar nesse tipo de ferramenta sai muito caro para a empresa. Na verdade, a solução pode, sim, ser acessível mesmo para pequenos empreendimentos. É só ter em mente que há diversas opções de ERP no mercado, de diferentes complexidades.

Avalie o custo/benefício e contrate uma solução que ofereça apenas recursos que sua loja de materiais de construção realmente vai usar. Há, inclusive, pacotes mais básicos, com custo de implantação menor, voltados para pequenas empresas.

Quais benefícios o ERP trará para meu negócio?

Agora que você sabe o que é um sistema ERP, suas vantagens e, também, que a solução é acessível mesmo para as pequenas empresas, certamente quer entender quais benefícios a adoção da ferramenta trará para sua loja de materiais de construção.

Melhora no controle financeiro, melhor gestão do estoque, otimização no relacionamento com os fornecedores e facilidade na tomada de decisões são algumas das vantagens de adotar a ferramenta na sua loja. Confira os principais benefícios de adotar um sistema ERP!

Melhora no controle financeiro

Organizar as finanças é um desafio para muitos gestores de lojas de materiais de construção. Manter o controle financeiro em dia, no entanto, é essencial para melhor tomada de decisões e para garantir que a loja permaneça competitiva no mercado. Isso tudo considerando fatores como precificação de produtos e fluxo de caixa.

Com isso em mente, um dos grandes benefícios de adotar um sistema ERP é ter acesso ao controle financeiro em tempo real, sabendo rapidamente, por exemplo, quando a entrada de dinheiro no caixa do negócio é menor do que a saída.

O fato das informações financeiras da loja serem atualizadas automaticamente facilita a vida do gestor, que, ao ter acesso fácil aos números, pode escolher os melhores investimentos para desenvolver sua empresa ou implementar ações para melhorar a saúde financeira do negócio, por exemplo.

Gestão de estoque otimizada

O gerenciamento de estoque é parte estratégica de qualquer negócio. No segmento de materiais de construção, essa área merece ainda mais atenção. É ela que determina a disponibilidade de itens a serem vendidos por cliente final e tem influência direta no fluxo de caixa e capital de giro da loja.

Apesar da importância de fazer uma boa gestão de estoque, nem sempre é fácil definir as quantidades ideais de produtos a serem pedidos para os fornecedores e, ainda, quais itens a loja deve sempre ter no estoque. Esse processo fica muito mais simples com o ERP, evitando prejuízos.

Com a adoção do sistema, é possível saber, rapidamente, os produtos que têm mais saída, aqueles que são pouco vendidos. Além de antecipar, por meio de análises anteriores, as épocas do ano em que determinados produtos são mais vendidos.

Menor tempo de resposta de fornecedores

Uma loja de materiais de construção tem, geralmente, uma ampla carteira de fornecedores. Negociar com esses parceiros e estabelecer uma comunicação ágil e eficiente com eles é essencial para o sucesso do negócio.

Ao adotar uma solução como o ERP, que automatiza tarefas e integra processos, a loja consegue repassar seus pedidos para os fornecedores de forma mais rápida. Consequentemente, isso reduz o tempo de espera para receber as mercadorias solicitadas. Essa otimização reflete também no serviço prestado para o cliente final, que tem acesso aos seus pedidos com mais agilidade.

Rapidez na tomada de decisões

Gerir uma loja de materiais de construção reserva alguns desafios. A rotina corrida e a necessidade de fazer a gestão de diferentes áreas do negócio: de mostruário aos preços dos produtos, passando por recebimento de materiais, estão entre eles.

Nesse contexto, é muito importante que o gestor tenha todo o suporte necessário para a tomada de decisões relativas ao negócio. Tendo acesso, em um só lugar, a informações estratégicas de diferentes áreas da empresa.

Com a implementação de um sistema ERP isso é possível. Outro ponto relevante é a otimização de processos, já que tudo está integrado. Ao implantar a ferramenta você pode, por exemplo, de forma automatizada, vender, emitir a nota fiscal, autorizar a separação dos produtos, dar baixa no estoque e atualizar seu sistema financeiro.

Quais sistemas ERPs existem no mercado? Conheça alguns

Agora que você conhece todos os benefícios que um sistema ERP pode trazer para sua loja de materiais de construção, fica a dúvida: quais são as opções disponíveis no mercado e, ainda, como escolher a mais adequada para mim?

Para facilitar o processo, separamos algumas opções de ERP no mercado. Confira!

TOTVS

A multinacional brasileira oferece um ERP que tem como principais características a flexibilidade e o fato de acompanhar o crescimento da empresa. Ou seja, se sua loja expandir, você pode adicionar outros módulos e customizar a ferramenta para acompanhar a evolução do seu negócio.

Entre os recursos oferecidos pela solução estão: organização completa do estoque, integrações que unem todas as partes importantes do negócio, dados que apoiam na tomada de decisões e alinhamento com as mudanças tributárias e de legislação no Brasil.

Financeiro, Contabilidade, Fiscal, Estoque/Custos, Faturamento, Compras, Jurídico, CRM e Call Center estão entre as áreas oferecidas pela ferramenta. A multinacional brasileira garante também o suporte de um time especializado no segmento da empresa contratante.

Oracle

O grande diferencial do sistema oferecido pela multinacional americana é o fato da solução ser online, com armazenamento de dados na nuvem. Entre as vantagens de contar com um banco de dados remoto está a possibilidade de acessar as informações da sua loja de onde estiver, na hora que quiser e, até mesmo, por meio de devices como smartphone e tablet.

A empresa oferece ainda a chance de testar gratuitamente a ferramenta oferecida. Essa é uma vantagem, pois permite experimentar todos os recursos e garantir que as funcionalidades oferecidas são aquelas que sua loja de materiais de construção realmente precisa.

Microsoft Dynamics

A solução oferecida pela gigante Microsoft, assim como a Oracle, também é online. Seu diferencial é a integração ERP com o CRM, o que permite saber ainda mais sobre os clientes da sua loja.

Outro ponto a ser considerado é que o Dynamics pode atuar de forma totalmente integrada com outros produtos do pacote Office, como Word, Excel e Power Point. A solução também se adapta ao crescimento da sua loja.

É possível estender os aplicativos existentes e criar novas soluções, com integração a outras tecnologias, já que a plataforma é flexível e escalonável. A segurança e a geração de relatórios são outros pontos de atenção.

O que fazer antes de contratar um sistema ERP

Se você concluiu que a contratação de um sistema ERP é a melhor alternativa para otimizar os processos da sua loja de materiais de construção e melhorar seus resultados, é importante saber que, antes de escolher uma ferramenta, é preciso fazer uma avaliação para identificar as necessidades próprias do seu negócio.

Se para algumas lojas o mais importante é buscar uma solução que facilite o controle financeiro, em outras a maior necessidade do momento pode ser melhorar a gestão do estoque. Por isso, veja o que fazer antes de contratar um sistema ERP:

  • levante as necessidades da empresa;
  • defina quais setores devem ser alinhados primeiro;
  • especifique os pontos fracos da operação;
  • defina quanto você pode gastar com a contratação do sistema.

O que devo considerar na hora de escolher um ERP?

A escolha do sistema ERP é um passo importante para aprimorar os processos de gestão da sua loja de materiais de construção. Depois de definir quais são as necessidades da sua empresa, para acertar na hora de contratar a ferramenta que será usada pelo seu negócio, é importante considerar alguns pontos essenciais.

Entre eles, a interface do sistema, como é o suporte do fornecedor da ferramenta e se as funcionalidades oferecidas pelo ERP são as que você busca para seu varejo. Veja o que deve considerar na hora de escolher um ERP!

Facilidade de uso

Para acertar na escolha de um ERP para sua loja de materiais de construção, um dos pontos que deve ser considerado é se o sistema é fácil de usar. É importante lembrar que o principal objetivo de adotar a ferramenta no seu negócio é facilitar a operação e controle dos dados da sua loja de materiais de construção.

A análise de sua rotina ficará mais produtiva e simples com a substituição de processos manuais pelos automáticos. Interaja com a interface do sistema, veja se você encontra com facilidade os recursos que mais usa no dia a dia e se a ferramenta é intuitiva. O sistema deve sempre otimizar os processos da sua loja, não tornar a operação mais complicada e trabalhosa.

Atualizações

Ao escolher o ERP que usará na loja questione o fornecedor se o sistema é atualizado constantemente. Esse é um ponto importante para garantir que a ferramenta esteja sempre alinhada com as principais novidades e avanços do mercado.

Então, antes de contratar o sistema, pergunte a frequência de atualizações e como elas são aplicadas na sua ferramenta. O ideal é preferir um ERP online. Além da atualização ser feita com mais facilidade, outra vantagem é a mobilidade. Você pode operar o sistema de onde estiver, além de poder integrá-lo com outros sistemas usados na loja, se necessário.

Suporte

Outro passo para ter sucesso na contratação do ERP é procurar saber como funciona o sistema de suporte prestado pelo fornecedor da ferramenta. Essa é uma questão que merece sua atenção, afinal a ideia é que sua loja continue com o sistema por muito tempo e que, certamente em algum momento, terá que recorrer ao suporte.

Veja o que está incluído no suporte e se o apoio é feito de forma presencial ou remota. Questione também o tempo de retorno caso a ferramenta apresente algum problema.

Funcionalidades

Há uma gama extensa de sistemas ERP no mercado. Cada ferramenta oferece certas funcionalidades. Nesse sentido, é preciso ter em mente que o melhor para sua loja é aquele que atende às necessidades da empresa. Assim, não considere apenas se o fornecedor é qualificado e tem uma boa reputação do mercado. Analise com atenção quais são os recursos que a ferramenta oferece.

Se a gestão da sua loja de materiais de construção é prejudicada por conta de informações descentralizadas de faturamento, vendas e cobrança, por exemplo, busque um sistema que centralize todas os dados para, assim, otimizar seus processos no dia a dia.

Custo/benefício

Outro fator a ser considerado na hora de escolher o ERP que será usado pela sua loja de materiais de construção é o custo/benefício da ferramenta. É importante que o sistema contratado tenha valor compatível aos recursos financeiros que sua loja tem disponível para esse fim. Procure alternativas que ofereçam planos flexíveis para sua empresa, o que possibilita que sua loja possa inserir esse investimento no seu plano financeiro.

Avaliação de clientes

Para não errar na escolha do ERP para sua loja, pesquise depoimentos de pessoas que usaram ou usam a ferramenta. Essa é a melhor forma de garantir que o sistema escolhido tem bom desempenho e oferece o suporte prometido para as empresas. Clientes satisfeitos são um grande indicativo de que a ferramenta realmente cumpre tudo aquilo que o fornecedor promete.

Recursos de segurança

O sistema ERP é apoio importante na execução de processos estratégicos e guarda dados confidenciais da sua loja de materiais de construção, como carteira de fornecedores, faturamento e informações de vendas.

Por isso, analise se os recursos que a ferramenta tem são suficientes para garantir que suas informações estão armazenadas em segurança. Em alguns casos, um software instalado em um computador na sua loja, por exemplo, pode ser menos seguro que um sistema online, em que os dados são guardados na nuvem, acessíveis de qualquer lugar, por meio de senha.

Período de teste

Escolher o ERP certo para sua loja é um processo que exige pesquisa e avaliação de diversos pontos para, assim, garantir que a ferramenta selecionada tem todos os recursos que sua empresa necessita. Considerando isso, dê preferência para fornecedores que oferecem a possibilidade de testar a ferramenta por, pelo menos, um mês.

Dessa forma, você poderá analisar como o sistema se comporta no dia a dia, se a usabilidade atende ao que sua loja de materiais de construção precisa e se as funcionalidades disponibilizadas são realmente aquelas que sua empresa mais necessita.

Escolher o sistema ERP para sua loja é passo importante para otimizar os processos do seu varejo e deixar a operação mais fácil no dia a dia. Para não errar na hora de escolher o sistema ERP para sua loja, liste todos os pontos importantes para a ferramenta e faça um checklist.

Não hesite em pesquisar e consultar fornecedores diversos. O melhor ERP não é o mais famoso ou o mais caro. É aquele sistema que disponibiliza todas as funcionalidades que sua loja precisa, por um preço que você pode pagar.

Nesse sentido, é importante investir um tempo testando a ferramenta e, também, buscar outros usuários do sistema para saber mais sobre a experiência deles com o software. Faça um benchmarking com outras lojas para entender como foi o processo de implantação do sistema ERP, principais desafios e como foram superados.

Apostar na aquisição de um sistema ERP é passo importante para garantir que sua loja de materiais de construção se manterá competitiva no mercado. Pesquise, analise o custo/benefício e não deixe de conversar com diversos fornecedores para garantir que está contratando a melhor solução para as necessidades do seu negócio.

Compreender o processo de inovação nas pequenas empresas é parte importante para garantir que sua loja esteja alinhada com as principais tendências do mercado. Leia mais sobre o assunto!

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