7 dicas para otimizar o recebimento de materiais em sua loja de construção

7 dicas para otimizar o recebimento de materiais em sua loja de construção

Conferência de notas fiscais, orientação das cargas e descargas e contato com os fornecedores: gerir as compras exige que a equipe da loja de construção desempenhe uma série de atividades. O recebimento de materiais, se não for executado com precisão, pode comprometer completamente a produtividade do seu varejo.

Assim como os demais setores do comércio, a área de recebimento e estocagem deve ter normativas para evitar erros e desperdícios. Traçar seus planos de ação é importante para todos os setores organizacionais.

Alguns desafios podem atravancar o processo, como separar tempo para a conferência das mercadorias ou padronizar o horário das entregas. No entanto, com as dicas que separamos para a sua loja de construção, fica mais fácil ter sucesso na empreitada. Acompanhe!

7 dicas para otimizar o recebimento de materiais

1. Agende as entregas

Para começar, é importante que as entregas sejam enquadradas na agenda empresarial. Agendá-las evita que vários fornecedores cheguem juntos à empresa e tenham de passar longo tempo na espera, aguardando no pátio para descarregar as encomendas.

A sugestão é que os colaboradores responsáveis pelo recebimento de materiais tenham um calendário eletrônico, onde possam agendar as entregas em um cronograma.

A regra é priorizar cada fornecedor considerando sua importância para a empresa. Receba primeiro os produtos que estão em quantidades críticas no estoque ou que têm mais saída em sua loja. Considere, claro, a agenda do fornecedor.

Mercadorias que têm um alto giro devem ser priorizadas, já que o cliente está sempre atrás desses produtos. Grandes cargas merecem um tempo maior para a sua conferência. Organize sua agenda!

2. Defina suas políticas de fornecimento

O segundo passo é a criação de uma política empresarial que permita aos fornecedores conhecer todas as regras para entregas em sua loja de construção. Essa política deve explicitar seus horários disponíveis e definir as ações da empresa diante de atrasos ou avarias na entrega.

Tanto o time de gestão dos estoques quanto os fornecedores precisam ter clareza sobre as normativas instauradas pela organização. O ideal é que os colaboradores responsáveis pelo recebimento ajudem a construir a política, já que conhecem bem os processos. Eles cooperam na gestão de compras.

Com a participação dos colaboradores na escrita de suas políticas de fornecimento, o recebimento de materiais ganha mais segurança, evitando desconhecimento por parte dos funcionários ou expectativas irreais por parte da gestão.

3. Treine os colaboradores

O processo de recebimento de materiais depende de colaboradores bem treinados. Eles devem dar conta do trabalho de descarregamento e organização, mas também precisam saber tratar os fornecedores. É essencial que o gestor defina o que espera de sua equipe quanto à produtividade, prevenção de perdas e práticas de segurança.

O gestor do setor de recebimento e estocagem deve ser o responsável pelo treinamento. Esse profissional é quem pode delimitar as atividades para torná-las mais certeiras, evitando desperdícios e perdas.

4. Realize o controle de qualidade

Controlar a qualidade dos materiais que a loja recebe é essencial para manter a satisfação do cliente e a boa reputação da marca no mercado. Todo produto adquirido pela empresa deve chegar na quantidade e qualidade contratadas pela gestão, tudo conforme os acordos entre a empresa compradora e seus parceiros.

É recomendado que os colaboradores que fazem a conferência das mercadorias operem munidos de uma lista, onde consta tudo o que devem avaliar nos produtos para assegurar que tenham a qualidade contratada.

Algumas variáveis devem ser acompanhadas de perto pelos colaboradores que recebem o carregamento: embalagens avariadas, data de validade dos produtos, número dos lotes e qualquer outra informação que a empresa defina como relevante para seu plano de recebimento.

5. Mantenha espaço para a estocagem

Se as mercadorias são entregues no pátio da empresa, mas não há espaço para guardá-las no armazém, a equipe de colaboradores fica ocupada em reorganizar o estoque e encontrar lugar para guardar os novos recebimentos.

Deve ser uma prática diária da empesa organizar seus estoques, independentemente de haver carregamentos chegando ou não.

Para manter a ordem do inventário, não tem segredo: é preciso organização e registros frequentes. Qualquer mercadoria que entre ou saia dos estoques deve ser conferida e contabilizada.

Portanto, se novos materiais chegam, é hora de registrar as entradas. Quando, por outro lado, os clientes é quem estão comprando do seu inventário, a obrigação é a mesma: registrar toda saída.

Como resultado, a loja de construção pode se antecipar para o recebimento de materiais, garantindo que haverá espaço físico no estoque para alocar os novos produtos.

Sem condições adequadas de armazenamento, as mercadorias podem sofrer avarias, defasando as vendas e causando prejuízos. Com produtos mal estocados, como oferecer a melhor experiência de compras para o cliente e trabalhar suas táticas de fidelização?

6. Monitore a frequência de compras

O controle dos estoques, além de garantir que haverá espaço para guardar as mercadorias, ainda ajuda a entender sua frequência de compras.

Com um estoque bem gerido, fica mais fácil perceber quando um produto está em baixos níveis e precisa ser reposto. O controle também permite avaliar o comportamento do consumidor, compreendendo quais produtos precisam ser repostos em maior ou menor quantidade.

Seu público tem uma busca maior ou menor para cada categoria de produtos. Conhecer as preferências ajuda a encontrar o fornecedor que tenha os produtos ideias, com maior qualidade, e que cumpra a política da sua empresa.

7. Uso da tecnologia

Por fim, o gestor deve se abrir às novas tecnologias, evitando resistir à modernização de seus processos. O dia a dia operacional dos colaboradores é facilitado quando eles têm ferramentas eletrônicas e equipamentos modernos para ajudar na gestão dos estoques.

Todo o controle de que falamos anteriormente deve ser feito com a ajuda de um bom software, dando baixas automáticas e mostrando os níveis de estoque. Isso facilita as compras e as conferências das mercadorias que chegam à loja.

Um bom programa para a gestão do estoque, além de equipamentos como coletores de dados e leitores de códigos de barra, reduz o trabalho manual e os processos analógicos. O processo é acelerado e a as chances de retrabalho são drasticamente diminuídas, já que há menos erros por fator humano. Assim, a gestão garante que a produtividade será a regra da empresa.

Contar com a tecnologia, manter a organização e escolher uma boa cadeia de fornecedores são as principais dicas para gerenciar o recebimento de materiais na sua loja de construção. Não negligencie a conferência e o controle dos produtos! Solicitar a devolução das mercadorias traz demora na entrega do novo lote e desgasta a relação com o fornecedor.

Como você está conduzindo o recebimento de materiais na sua loja de construção? Quais práticas listadas neste post são mais úteis ao seu negócio? Conte pra gente nos comentários!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *