O que é um ciclo de compras e porque ele deve ser monitorado?

O setor de compras é um dos mais importantes dentro de uma loja, pois com boas estratégias de compra é possível aumentar o faturamento e diminuir as despesas com produtos que ficam encalhados nas prateleiras. Por isso, é essencial monitorar todo o ciclo de compras, desde quando é feito o pedido de novas mercadorias até quando elas chegam no estoque.

O ciclo de compras é todo processo de requisição de materiais para serem vendidos em uma loja, desde a verificação da necessidade de compra, passando pela coleta de orçamentos até a disponibilização do item ao cliente.

Estamos falando de um processo complexo, dividido em várias etapas. Em cada uma delas, é preciso ter atenção, organização e cuidar para que erros não sejam cometidos. Afinal, uma mercadoria que tem grande demanda no estabelecimento, e não foi incluída na lista de pedidos ao fornecedor, pode diminuir consideravelmente o lucro da loja no final do mês.

O responsável por cuidar de todas as etapas é o gerente de compras, que deve ser bem organizado e dispor de tempo suficiente para planejar o que comprar e acompanhar a chegada dos produtos.

Acompanhe este artigo para conhecer todas as etapas do ciclo de compras e saber quais as melhores práticas para garantir um processo eficiente.

Etapas de um ciclo de compras

1. Pedido de compras

Nesse momento o gerente de compras faz uma lista de todos os produtos que precisam ser comprados, com base na análise de estoque e nos planos para as próximas semanas. O ideal é que sejam anotadas todas as características, a quantidade de itens pedidos e a previsão de chegada ao estabelecimento. Essas informações são importantes, pois em uma loja de material de construção há muitas peças semelhantes, que se diferenciam apenas pela cor ou pelo tamanho. Um exemplo são os pincéis, que são diferenciados tão somente pela sua numeração.

Nessa etapa é importante prestar atenção às sazonalidades de mercado, já que em certos períodos do ano alguns produtos costumam ter menos demanda, enquanto que outros começam a ter uma procura maior.

2. Definição do fornecedor

É importante definir com qual fornecedor será feito o pedido de compras. Para isso, deve-se analisar a lista de fornecedores nos arquivos da empresa. Se houver alguns que consigam suprir todos os itens da lista, escolha aquele com o melhor custo-benefício.

3. Pesquisa de orçamento

Caso sua lista tenha muitos itens, será necessário emitir uma solicitação de orçamento e enviar aos fornecedores selecionados na etapa anterior. Assim, quando esse documento retornar, o gerente de compras deverá analisar um por um, dando atenção aos preços, termos e condições de pagamento e prazo de entrega.

4. Hora da escolha e negociação

Após a análise dos orçamentos, um fornecedor deve ser escolhido. Nesse momento, o gerente de compras precisa conhecer técnicas de negociação para tentar melhorar as condições de pagamento ou o preço do pedido de compras.

5. Emissão do pedido de compras

Com o fornecedor definido, a loja precisa emitir uma solicitação de compras. Nesse documento devem conter todos os itens com suas respectivas informações, tais como descrição, unidade e quantidade.

O pedido de compras se torna um contrato legal entre loja e fornecedor. Já que nele constam todas as informações necessárias — desde os pedidos até a forma e condição de pagamento e o prazo de entrega — que foram acertadas na hora da negociação.

6. Acompanhamento do pedido

É importante sempre acompanhar o pedido para que ele não atrase e para que se possa agir em caso de algum problema acontecer. Dessa forma, é possível entrar em contato com o fornecedor e tomar as decisões em conjunto para resolver os empecilhos.

7. Hora de receber e verificar o pedido

No momento em que os produtos chegam na loja, é preciso ter em mãos uma cópia do pedido de compras para analisar se tudo chegou e se os itens apresentam algum defeito. Qualquer avaria precisa ser verificada com o fornecedor.

8. Aprovação da fatura de pagamento do fornecedor

Uma vez que todas as mercadorias chegaram na loja em perfeito estado e sem nenhuma unidade a menos ou a mais, é hora de finalizar o pedido de compras. Agora é preciso gerar um relatório de contas a pagar para o fornecedor.

Boas práticas para um ciclo de compras saudável

Abaixo estão algumas boas práticas para um ciclo de compras eficiente:

Invista em softwares de gestão de compras

Os sistemas de gestão de estoque e de compras tornam as operações mais ágeis quando o assunto é registrar as informações. Eles auxiliam na entrada e saída de mercadorias, pagamentos, cadastro de fornecedores, gestão do estoque, emissão de inventário, entre outras funções.

Além disso, é possível integrar em um mesmo programa o financeiro, a gestão de estoque e as vendas. Assim, fica muito mais fácil fazer a troca de dados. Sem contar que as informações ficam armazenadas de forma mais segura.

Faça a análise de resultados

Os gestores de compras precisam definir ações com base em seu estoque e na procura de mercadorias. Porém, é essencial que o resultado dessas ações seja analisado. Assim é possível saber se a estratégia de compras adotada tem dado bons resultados.

Invista na Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM)

O SRM permite que possa ser analisada a qualidade do relacionamento com os fornecedores, de forma a auxiliar na tomada de decisões e negociações.

Uma dica é contar com três fornecedores por produto, assim se tem mais poder na hora da compra, podendo decidir entre aquele que tem as melhores condições de pagamento e preço.

Erros que devem ser evitados

Abaixo podemos conferir alguns erros que precisam ser evitados no ciclo de compras:

Não ter controle na movimentação dos itens

Todas as movimentações de itens, seja entrada, saída, troca, devolução ou realocação precisam ser registradas. Caso isso não seja feito, se torna muito mais comum a perda e extravios de produtos, o que gera prejuízo para a loja.

Comprar itens em quantidades incorretas

Ao comprar itens em pouca quantidade, a loja pode ter uma diminuição nas vendas e, consequentemente, seus clientes vão ficar insatisfeitos. Por outro lado, quando se compra produtos em grande quantidade, o estabelecimento pode ficar com mercadorias encalhadas e isso gera um aumento nos custos operacionais e o risco de perda por perecibilidade e obsolescência.

Por esses motivos, é preciso fazer uma análise da quantidade certa de cada produto que deve ser comprado, levando em consideração a sazonalidade, o mercado atual e o interesse dos clientes.

Deixar de realizar e analisar inventários

O inventário ou balanço de estoque, como também é chamado, precisa ser realizado com certa frequência para analisar a quantidade de produtos existentes no estoque. Assim, o gestor de compras pode cruzar essas informações com as vendas que foram realizadas e identificar se há discrepâncias ou não.

Além disso, ele serve para que o setor de vendas não realize uma transação e depois note que não há o produto em estoque.

O ciclo de compras é um processo extremamente importante dentro de uma loja e que precisa ser feito de forma organizada. Além disso, no dia a dia não acontece um ciclo de compras por vez, mas sim alguns ao mesmo tempo. Dessa forma, deve-se investir em tecnologia, processos e profissionais qualificados, de forma a garantir ciclos de compra cada vez mais eficientes e que contribuam para o sucesso do negócio.

Agora que você sabe como fazer um bom ciclo de compras, continue investindo em conhecimento para o seu varejo de material de construção. Confira como fazer boas promoções dos produtos para que nada fique parado no estoque.

 

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