O que é e como garantir a acuracidade de estoque?

Com toda a certeza você já ouviu falar sobre a acuracidade, não é? E se perguntarmos qual o significado dela, você saberia explicar? Essa é uma palavra que tem sua origem do inglês, “accurate” – que pode ser traduzido como precisão ou exatidão.  

Usando a mesma analogia, fica fácil definir o que é a acuracidade de estoque: um processo de verificação se o estoque físico está de acordo com os dados registrados no sistema. É extremamente importante para qualquer tipo de empresa, até mesmo as de pequeno porte, como uma loja de material de construção, pois evita multas e otimiza as vendas.  

Quer conhecer mais sobre a acuracidade de estoque? Então, continue já sua leitura e entenda como aplicar esse processo na sua loja! 

Afinal, como definir o que é a acuracidade de estoque? 

Como já introduzimos, a acuracidade de estoque é uma forma de verificar se os produtos que constam no sistema, realmente existem na organização. Essa apuração é realizada por meio da análise e contagem dos itens em estoque, comparando-os com as informações de entrada e saída destes no sistema.  

Para que você compreenda melhor: suponha que o seu sistema acusa que sua loja de material de construção possui 30 sacos de cimento. A acurácia vai fazer uma análise se esses 30 sacos realmente existem no estoque de maneira física. Em caso positivo, ela é eficaz. Em caso negativo, é necessário compreender onde essas perdas ocorreram.  

Ou seja, deve-se verificar em qual procedimento houve essa falha no sistema, buscando entender como os 30 sacos de cimento do sistema constituem um número menor no estoque. Esse processo envolve diversas áreas da empresa, além da logística, e deve ser criterioso, para que se encontre a causa raiz do problema, evitando perdas que impactam financeiramente no negócio.  

Então, a acuracidade de estoque pode ser usada como um indicador? 

Sim. A acuracidade de estoque é um importante indicador para qualquer tipo de empresa, inclusive para sua loja de material de construção, pois é uma maneira de demonstrar o nível de confiabilidade dos estoques e da gestão realizada sobre os produtos.  

Em outras palavras: quando um determinado produto apresenta divergência entre sua quantidade de produtos no sistema e no estoque, diz-se que ele não tem acuracidade ou não está acurado. Logo, o índice de acurácia é uma maneira de verificar como está o nível de controle da empresa, evitando problemas mais graves, como a falta de produtos e consequente insatisfação do cliente.  

Como usar inventários para aplicar o índice de acuracidade? 

Até agora muito falamos sobre a acuracidade e como esse índice é importante na gestão de estoques, mas como medi-la? A resposta é mais simples do que se imagina: por meio do inventário. Esse é um método de conferir a confiabilidade das informações físicas e do sistema, cruzando-as e fazendo uma comparação.  

Antes de explicitar como medir esses níveis, é importante falarmos sobre o inventário e seus tipos. Este nada mais é do que um procedimento que visa verificar todos os itens e/ou produtos presentes fisicamente em uma empresa.  

Vale ressaltar: cada país possui regras e leis no que diz respeito a produção do inventário. No Brasil, é obrigatório que todas as organizações tenham um sistema para registrar todos os trâmites do estoque, para que, ao fim de cada período, possa realizar o inventário e recolher os impostos referentes aos produtos estocados.  

Além disso, com o inventário pode-se identificar e classificar os produtos, encontrando uma maneira de otimizar o estoque e o seu arranjo físico. Imagine que em sua loja de material de construção os produtos mais vendidos sejam cimento e pisos. Com o inventário você poderá compreender qual o melhor maneira de distribui-los no estoque, facilitando seu transporte e armazenamento, além de permitir uma melhor organização 

Os estoques podem ser classificados em diversos tipos, como:

  • geral — a contagem abrange todos os itens, sendo que a periodicidade, em geral, é de um ano, ao fim do período fiscal;
  • dinâmico — os itens são contados com base em critérios pré-estabelecidos, como, por exemplo, a sazonalidade nas vendas de tintas mais escuras; 
  • por amostragem — a contagem é estatística, realizada por meio de um sistema, onde somente os produtos que representam a maioria do estoque são contados;
  • rotativo — a contagem física dos itens é realizada de maneira contínua e programada com base em elementos característicos da ornganização e também da periodicidade dos itens.

Agora que você já conhece os tipos de estoque e entende qual a importância desse processo para uma empresa, podemos apresentar como ele se relaciona com a acuracidade.

O índice de acuracidade nada mais é do que o nível global o inventário, que determina qual a confiabilidade do estoque e do sistema usado para computar as entradas e saídas de produtos. Além disso, existe ainda o índice de divergência, que identifica quais os erros no estoque possuem elevada relevância para a empresa. 

Logo, além de verificar como está o nível de confiabilidade do seu estoque, você pode conferir quais os produtos tem mais importância na sua loja de construção e merecem atenção especial. 

Enfim, como manter a acuracidade do meu estoque?

Como você já percebeu, o índice de acurácia é importante para uma gestão de estoque eficiente. Então, mantê-lo também se torna fundamental. Mas, como fazer isso em minha loja de materiais de construção?

A primeira dica é: classifique todos os produtos do seu estoque. “Mas já não faço isso ao realizar o inventário?” Sim. O intuito aqui, é reforçar a importância dessa classificação e que fazer dela uma rotina é um fator diretamente relacionado a uma ótima acurácia. 

Para isso, você poderá usar sistemas auxiliares, como a curva ABC  método de classificação do estoque de acordo com a importância dos itens e sua importância financeira, onde, por ele, 20% dos produtos em estoque representam 80% do valor de demanda ou consumo de uma empresa , ou a classificação em função do volume de vendas e/ou a popularidade dos produtos vendidos em sua loja. 

Fazendo um link com a primeira dica, o segundo ponto que se deve ter atenção é a tecnologia: não deixe de investir. Sistemas que informatizam os dados e que permitem que se tenha acesso em tempo real à movimentação do estoque são extremamente importantes  até mesmo em pequenos negócios! Além de evitar erros humanos, as chances de informações incorretas são praticamente nulas, permitindo análises eficientes.

Por fim, não deixe de investir em seus colaboradores. Mostre a eles como é importante garantir a acuracidade do seu estoque, além de ressaltar os impactos positivos que essa gestão traz para a empresa. Se todos caminharem no mesmo objetivo, ficará ainda mais fácil atingir os resultados!

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