Nota fiscal 4.0? O que muda com a nova versão da nota fiscal eletrônica?

nota fiscal 4.0

Os comerciantes e donos de fábricas, que utilizam a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para registrar suas vendas, estão acostumados com pequenas alterações na emissão desse documento. Mas agora, o Estado propôs uma série de mudanças, fazendo com que a antiga NF-e 3.10 deixasse de ser usada para dar lugar à Nota Fiscal 4.0.

A NF-e é um documento que as empresas utilizam para oficializar a compra e venda de produtos e serviços e que controla os impostos gerados nessas transações. Na nova versão, o XML da nota foi alterado, modificando o layout dela, com novos campos para preenchimento e novas opções de indicadores.

Veremos a seguir, o objetivo por trás dessa atualização no modelo da nota e quais as principais mudanças que ocorreram. Além disso, vamos analisar como essas alterações afetam o dia a dia de uma pequena empresa.

Objetivo da mudança da versão de Nota Fiscal Eletrônica

As mudanças da Nota Fiscal 4.0 são referentes à alteração na tecnologia de segurança de dados que é utilizada e à inclusão de campos mais específicos para alguns indicadores. Essa nova versão é mais detalhada, facilitando que o Estado consiga monitorar melhor as empresas. Por isso, as empresas precisarão melhorar seu conhecimento sobre a sua tributação e de como utilizar a tecnologia para emitir as notas.

Todas essas alterações fizeram com que as empresas de tecnologia precisassem atualizar seus sistemas de emissão de nota fiscal e repassar a nova versão para seus clientes. Abaixo, confira as principais mudanças da Nota Fiscal 4.0:

Principais mudanças da Nota Fiscal Eletrônica 4.0

Protocolo TLS 1.2

Antes era utilizado o protocolo SSL como padrão de comunicação. Mas com a Nota Fiscal 4.0, o protocolo TLS 1.2 ou superior entra em vigor. Esse protocolo, é necessário para manter os dados da nota seguros.

Apesar de o protocolo SSL também servir para assegurar os dados, foi comprovada a falta de segurança por parte dele. Assim, como forma de proteger as empresas foi feita a alteração.

Indicador da forma de pagamento

Na antiga versão da nota fiscal, constava apenas o campo de meio de pagamento em que se preenchia como a prazo ou à vista. Porém, agora foi criado o Grupo de Informações de Pagamento.

Neste grupo temos o indicador de forma de pagamento, que deve ser preenchido com a forma que foi utilizada (cheque, cartão de crédito, cartão de débito, dinheiro ou vale-alimentação). Há também um campo para inserir o valor de troco.

Fundo de Combate à Pobreza (FCP)

Na versão anterior da nota, o FCP era agrupado junto com a alíquota do ICMS. Com as mudanças, criou-se um campo separado para esse tipo de imposto para as operações internas ou interestaduais que tenham substituição tributária. A forma como é colocado o FCP varia de acordo com o estado.

Essa mudança aconteceu para que o SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) possa rastrear com mais detalhes o quanto cada empresa está pagando de FCP. Assim, o Estado tem mais controle sobre os impostos específicos das empresas.

Rastreabilidade de produto

As empresas que comercializam produtos que estão sujeitos a restrições sanitárias, como bebidas e comidas, deverão detalhar na nota as seguintes informações;

  • quantidade do produto;
  • número do lote das mercadorias;
  • data de fabricação/produção;
  • data de validade.

Esses são os novos campos criados para controlar a procedência e outros detalhes de conservação dos produtos. Assim, se tem um controle maior por parte da Vigilância Sanitária.

Grupo X-informações do Transporte da NF-e

Com relação ao frete, as mudanças aconteceram para deixar as informações mais claras ao Fisco. Os códigos que existiam para esse indicador foram substituídos por outros que detalham mais quem pagará o frete do transporte. Agora é possível dizer se o frete vai ser pago pelo destinatário ou remetente, se será utilizado transporte próprio por alguma das partes, se ele vai ser feito por terceiros ou se não haverá transporte.

Medicamentos

Para os comerciantes que trabalham com medicamentos, agora é obrigatório informar o código Anvisa que é utilizado para os produtos. Então, farmácias, pet shops, indústrias de distribuição de medicamentos e outros comércios desse gênero precisam disponibilizar o código nas notas.

Grupo Total da NF-e

No grupo de impostos, conhecido como Grupo Total, o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) terá um campo próprio. Assim, para casos de devolução de mercadoria por empresas que não são contribuintes de IPI, o valor do imposto deverá ser preenchido no seu próprio campo.

Principais mudanças para as pequenas empresas

Primeiro, é preciso que toda empresa que faça emissão de Nota Fiscal Eletrônica receba a atualização de seu sistema para a nova NF-e 4.0. Isso porque, a data de 02 de agosto de 2018 foi o prazo final para a migração das empresas para a nova versão da nota.

Sendo assim, empresas que ainda não atualizaram os sistemas e estão emitindo a versão antiga estarão sujeitas à multa e punições do Fisco. Por isso, converse com a empresa de tecnologia que é responsável pelo seu software de emissão de nota fiscal para ver se o programa está emitindo a NF-e 4.0.

Outra mudança significativa para as pequenas empresas se refere àquelas que ainda tem computadores antigos que utilizam o Windows XP ou Windows Server 2003. Esses sistemas operacionais não são compatíveis com o novo protocolo TLS 1.0.

Sendo assim, as lojas que ainda utilizam computadores com esses sistemas, precisam atualizar o Windows e, em casos mais extremos, trocar de máquina, já que algumas muito antigas não comportam as novas versões do Windows.

Com relação aos novos campos criados, como o de inclusão do código da Anvisa, do IPI, entre outros, torna-se obrigatório o preenchimento deles para as empresas que se enquadram nas especificações. Caso não houver o preenchimento, elas estarão sujeitas ao fisco.

No geral, as pequenas empresas, assim como as outras que utilizam a NF-e 4.0, precisarão passar informações mais detalhadas sobre a venda de seus produtos. Para isso, é interessante que o dono, ou responsável pela emissão das notas, conheça as novas mudanças e saiba a quais impostos seus produtos estão sujeitos.

Para isso, converse com o contador e tire todas as suas dúvidas. É importante que a nota seja preenchida da maneira correta, pois qualquer omissão de informação obrigatória ou erro no preenchimento a empresa estará sujeita a multas. Vale lembrar que a Nota Fiscal 4.0 veio para que as empresas discriminem mais sobre as informações da venda de seus produtos; tendo o Estado mais controle das transações de venda e compra das empresas.

Agora que você conhece as mudanças referentes à nova versão da NF-e 4.0, confira como fazer um controle mais efetivo das compras para a sua loja. Essas dicas farão com que você evite desperdício de dinheiro e auxiliam na tomada de decisão na sua loja.

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