Homologação de fornecedores: como fazer passo a passo?

homologação de fornecedores

Sua loja de materiais de construção já faz a homologação de fornecedores? Esse procedimento tem um grande impacto nos resultados, pois ele é o primeiro passo para uma gestão de fornecedores eficiente.

Realizando a homologação de forma adequada, é possível reduzir falhas como a falta de produtos em estoque e atraso nos pedidos, contribuindo para um serviço melhor e capaz até de atrair e fidelizar clientes.

No post de hoje, entenda melhor como funciona esse procedimento e confira o passo a passo que elaboramos para que você possa replicá-lo no seu negócio!

Entenda o que é homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores consiste em aprovar um fornecedor para que ele possa fornecer produtos para uma loja. Para isso, a empresa é avaliada de acordo com os critérios necessários que são previamente estabelecidos pelo comprador.

O objetivo é assegurar que os fornecedores escolhidos poderão suprir as necessidades da empresa contratante e oferecer condições vantajosas para uma parceria lucrativa para ambos os lados.

Conheça as vantagens de realizar esse processo

Imagine a seguinte situação: sua loja precisa de novos fornecedores e, por falta de tempo ou de experiência, é contratado um sobre o qual você não tem muitas informações, mas que aparentemente faz o serviço com seriedade.

Tudo vai bem durante as negociações, mas na hora de entregar o produto, a empresa atrasa os pedidos e os materiais não são de boa qualidade.

Ao tentar entrar em contato, não é possível resolver o problema e o atendimento deixa muito a desejar. Pode ser até que o setor de compras descubra que o fornecedor não está regularizado, nem cumpre com as exigências jurídicas.

No final, quem acaba ficando no prejuízo é justamente a loja e, consequentemente, os clientes. Essa, com certeza, é uma situação pela qual nenhum comércio deseja passar, não é mesmo?

Além de ajudar a evitar tais circunstâncias, a homologação de fornecedores faz com que sua loja seja sempre abastecida com bons produtos, gerando confiança nos clientes, que passam a procurá-la sempre que precisarem de algo — seja para um reparo ou uma grande reforma.

Por isso, confira, a seguir, como fazer a homologação de fornecedores na sua loja de materiais de construção.

Aprenda a fazer a homologação de fornecedores em lojas de materiais de construção

Fazer o processo de homologação de fornecedores não é complicado e o tempo e esforço investidos terão resultados muito satisfatórios em longo prazo. Confira o passo a passo para aplicar em sua loja:

1° passo: checar a documentação fiscal da empresa

Pode parecer exagero, mas algumas empresas trabalham de forma ilegal e essa precaução deve ser tomada para evitar transtornos no futuro.

Para checar se a empresa está trabalhando de forma regular, confira o status do CNPJ, a Inscrição Estadual e Municipal, o Alvará, o Contrato Social e as outras documentações obrigatórias.

2° passo: avaliar a qualidade dos produtos

O fornecedor conta com bons produtos? É essencial que esse critério seja atendido, uma vez que adquirir materiais de construção de baixa qualidade pode fazer com que a reputação da loja seja manchada.

3° passo: exigir pontualidade nas entregas

A falta de produtos no estoque pode gerar prejuízo, principalmente em épocas de demandas mais altas. Sendo assim, é importante verificar se o fornecedor é capaz de atender aos pedidos sempre de acordo com os prazos.

4° passo: analisar o atendimento do fornecedor

Lembre-se de que o atendimento está diretamente relacionado ao canal por meio do qual a loja entrará em contato caso algo dê errado.

Se ele consistir em deixar a ligação em espera ou não houver muitas formas para resolver problemas rapidamente, talvez não seja uma boa empresa para negociar.

5° passo: averiguar se o preço é justo

Apesar de não ser o critério mais importante na homologação, o preço também deve ser conferido, uma vez que, para obter lucro, eles precisam ser compatíveis com a qualidade esperada.

Geralmente, em homologações, é possível conseguir preços atraentes e manter um relacionamento mais estreito e transparente com os fornecedores. Para isso, basta chegar a um bom acordo durante a negociação.

6° passo: verificar se há fácil acesso ao status do pedido

Poder verificar como andam os pedidos é uma forma de poder controlar melhor o estoque e a demanda. Por esse motivo, a transparência quanto ao status do pedido do comprador precisa ser exigida durante a homologação.

7° passo: observar o compromisso do fornecedor com a responsabilidade social

Quando um escândalo sobre uma grande empresa explode na mídia, as empresas que trabalham com ela também são impactadas.

Por isso, observar o compromisso com a responsabilidade social — analisando se o negócio se preocupa com a sustentabilidade, por exemplo — é essencial para se assegurar de que você está fazendo negócios com uma empresa ética e confiável.

Essas são algumas características básicas que devem ser analisadas antes da homologação. No entanto, podem ser incluídos requisitos conforme a necessidade, como posição no mercado, possibilidades de garantia, entre outros fatores.

Vale lembrar que o trabalho para o gerenciamento de fornecedores não termina aí: é importante monitorar os serviços prestados e o feedback dos clientes com relação aos produtos.

Dessa forma, os fornecedores permanecem em constante avaliação e podem ser substituídos quando for necessário.

Saiba o que fazer quando o fornecedor não está cumprindo com o combinado

Depois da homologação de fornecedores, o ideal é que a empresa realize um cadastro no sistema. Conforme os lotes dos produtos forem chegando, todas as características que foram analisadas durante a homologação precisam ser acompanhadas.

Isso não significa que, no primeiro problema, o fornecedor deva ser descartado. É importante pensar que a possibilidade de melhoria contínua deve ser estendida aos fornecedores.

Além disso, é possível desenvolver estratégias para que os problemas identificados não ocorram novamente. Os bons fornecedores têm grande conhecimento na área, mas não estão isentos de terem problemas esporadicamente.

Encontrar soluções reforça a parceria entre comprador e fornecedor e ainda evita um retrabalho que demandaria uma substituição.

No entanto, quando os erros tendem a se repetir, mesmo após serem apontados, ou quando os acordos não estiverem mais sendo vantajosos para a loja, é hora de reavaliar o fornecedor e encontrar opções que possam substituí-lo.

Nesse momento, repita os passos acima com atenção para que o mesmo problema não volte a acontecer.

A homologação de fornecedores é um processo que traz muitas vantagens para as lojas de materiais de construção. Ao encontrar e manter fornecedores que entendem e suprem as necessidades da loja, é possível atender os clientes com produtos de qualidade a preços competitivos.

Se você pensa em aplicar essa estratégia, confira também tudo o que você precisa saber sobre a gestão de fornecedores!

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