Gestão de fornecedores: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Muito já foi dito sobre a importância de boas compras para a manutenção de uma empresa. Não só no sentido de saber escolher o mix de produtos corretos para agradar seu cliente, mas também de escolher os parceiros adequados, que maximizem o seu lucro e o ajudem a gerar valor ao consumidor final. Nesse cenário, a gestão de fornecedores é de fundamental importância.

Esse termo está ganhando cada vez mais espaço no dia a dia de administradores modernos e antenados com as melhores técnicas de maximização de lucros, mas nem todos os compradores estão cientes das possibilidades que ele oferece.

Sendo assim, neste texto trouxemos um compilado sobre gestão de fornecedores para que você entenda de uma vez por todas como aplicá-la em sua empresa e como se beneficiar desse processo para trazer mais êxito às suas compras.

Porque é importante realizar a gestão de fornecedores?

Começaremos explicando qual é a real importância da gestão de fornecedores.

Grande parte das pessoas que trabalham em empresas, sejam elas administradoras ou funcionários, entendem que o produto que se vende é o que dá sentido para o empreendimento.

A venda desses itens é o que traz lucro, que justifica a contratação de pessoas e o interesse em ajudar o cliente. Por isso, a escolha do fornecedor é tão importante: ela faz parte de um processo vital de qualquer loja.

Sendo assim, a gestão de fornecedores se torna uma ferramenta útil para otimizar resultados de um negócio.

Por meio desse processo, é possível escolher quais os melhores parceiros para o momento, quais representam a imagem que você deseja passar ao cliente e, principalmente, quais os fornecedores que estão alinhados com as suas necessidades.

Conforme veremos adiante, a gestão de fornecedores evita que uma organização fique sem estoque, garante vantagens na negociação, aumenta a margem de lucro e até gera vantagem competitiva no mercado. Tudo isso de uma maneira simples e com bases que podem ser aplicadas em todos os tipos de negócio.

Quais os benefícios de realizar a gestão?

Todo processo de organização empresarial exige esforço, e com a gestão de fornecedores não é diferente.

Os compradores e administradores precisarão de um tempo para avaliar os benefícios de cada uma das empresas parceiras e decidir as ações que precisam ser colocadas em prática para gerar os objetivos desejados.

Porém, esse processo de avaliação traz impactos na praticidade da rotina e também na sobrevivência da empresa, até mesmo em fases de crise.

O valor dessa consciência empresarial vai muito além da redução temporária de custos, é uma ferramenta que colabora para guiar a empresa para o sucesso.

Redução de riscos

A primeira vantagem que vamos listar da gestão de fornecedores é a redução dos riscos de falência. Duvida que isso seja possível? Então acompanhe o raciocínio.

Vamos pensar numa empresa muito organizada e bem gerida, que possui um administrador experiente e consegue obter lucro operacional mês após mês. O problema é que essa empresa conta com apenas um fornecedor, que é bastante desorganizado e sempre causa problemas.

O administrador da empresa estará sempre estressado com a possibilidade de falta de produtos, pois tem medo do fornecedor não cumprir com sua palavra. Isso prejudica a imagem do negócio e pode afastar os clientes, reduzindo ou mesmo eliminando as margens de lucro.

Em um cenário drástico, o fornecedor da empresa pode acabar falindo por sua desorganização. Quem não tiver um plano B também pode falir antes de conseguir outro fornecedor, perdendo tudo aquilo que trabalhou tanto para conquistar.

Esse exemplo é extremo, mas pode acontecer, especialmente no caso de empresas que vendem produtos pouco comuns ou artesanais.

Para setores com mais variedade, é mais difícil faltarem produtos na prateleira por problemas com fornecedores, mas ter uma relação adequada com os parceiros pode garantir vantagens em momentos críticos – como uma crise de desabastecimento, por exemplo.

Compartilhamento de informações

Um bom fornecedor pode ajudar a definir quais produtos se encaixam melhor no perfil do seu cliente e gerar compras melhores. Dicas de posicionamento de produtos para atração dos consumidores também são frequentes.

Tudo isso é um conhecimento natural do vendedor, pois ele visita diversos negócios e acaba tendo um know how que tem potencial para alavancar suas vendas.

Da mesma forma, a sua percepção de necessidades pode ajudar a instituição que está oferecendo os itens a criar produtos melhores, que facilitem a vida dos clientes e aumentem as vendas de todos os envolvidos!

Monitoramento dos custos

A organização dos fornecedores colabora para se ter controle do custo dos estoques, o que resulta em uma precificação mais eficiente e evita prejuízos.

Isso acontece porque, ao avaliar as empresas que oferecem um produto no mercado, você conhece mais sobre materiais e os preços que estão dentro da margem cobrada por eles, e aprende a fazer compras melhores.

Além disso, a organização permite o registro dos valores pagos por um mesmo item ao longo do tempo, o que facilita a visualização da evolução dos preços e ajuda a se antecipar a momentos em que haverá uma alta sazonal, por exemplo.

Facilidade de negociação

Esse conhecimento de mercado adquirido com a gestão de fornecedores ajuda a negociar preços mais justos pelos produtos. Os fatores negociados, porém, vão muito além de preço: podem incluir prazos de entrega e formas de pagamento mais favoráveis à empresa, por exemplo.

Ganho de valor ao produto final

Com a possibilidade de negociar um custo menor em cada compra, não é de se estranhar que a margem de lucro seja maior na venda final. Isso otimiza o capital da empresa e pode reduzir os preços e aumentar as vendas.

Quais os pilares desse processo?

Agora que já se sabe os benefícios da gestão de fornecedores, é importante começar a desbravar como colocá-lo em prática. Para isso, vamos apresentar os pilares dessa gestão, com todos os detalhes que precisam ser bem avaliados para que o processo realmente funcione:

Bom relacionamento

Existe uma comparação clássica quando falamos na relação entre fornecedor e comprador, que diz respeito à amizade.

A ideia é simples: se você tivesse que adquirir um produto e tivesse duas opções de lojas, uma de um amigo e uma de um desconhecido, qual delas você preferiria?

Esse exemplo é simplório, mas demonstra bem como um bom relacionamento pode influenciar a tomada de decisão nos negócios. É muito mais satisfatório comprar ou vender a pessoas que temos afinidade, e essa boa relação é determinante para obter vantagens e realizar boas transações.

Mais adiante ensinaremos algumas táticas para conseguir esse bom relacionamento por meio da técnica de SRM, mas não se esqueça de que essa é uma das principais bases para se ter uma boa gestão de fornecedores.

Conhecimento da cadeia de processos e suprimentos

Ao começar a trabalhar com um produto, conhecer as etapas que envolvem a compra, desde a fabricação até a chegada ao estabelecimento, pode fazer a diferença para a obtenção de resultados.

Quando se é um conhecedor aprofundado do produto, o empresário consegue tomar decisões baseadas em fatos e dados, o que traz muitas vantagens financeiras para o negócio.

Um bom exemplo é a relação entre custo e benefício de um produto. Na prática, não são todos os envolvidos que sabem medir as diferenças dos produtos que oferecem e explicar para o cliente final por que um tem um preço diferente do outro.

Quase sempre a diferença de valores pode ser explicada pela cadeia de processos ou de suprimentos. Vamos imaginar uma loja que está fazendo a gestão de fornecedores de material de construção. Nesse ramo, é bem comum que itens tenham preços variados; saber explicar as vantagens de cada um é essencial.

O vendedor que conhece os processos de produção pode explicar que, apesar de duas peças serem visualmente semelhantes, a opção A, cujo preço é mais elevado, é feito de um material que não enferruja e possui maior durabilidade do que a opção B, que é feita de um bom material também,  mas não está no mesmo padrão de qualidade.

Esse tipo de conhecimento é adquirido com experiência no setor, e certamente ajuda os consumidores a tomar decisões embasadas em suas necessidades mais relevantes.

Mas também existem casos em que os produtos são feitos do mesmo material e mesmo assim possuem preços diferentes. Nesses casos, a cadeia de suprimentos pode explicar a divergência. Uma fábrica mais distante encarece o transporte, aumenta o risco de quebra e pode ser um risco de prejuízo.

Então, antes de colocar um produto na prateleira, ter um bom conhecimento sobre como ele é fabricado e chega até sua loja é determinante para fazer boas escolhas na gestão de parceiros comerciais.

Avaliação de custo x benefício

Esse pilar deve ser muito bem avaliado, especialmente no momento da negociação com fornecedores. Conseguir preços mais vantajosos é a principal meta do comprador, mas ele não deve ultrapassar os limites na negociação, pois isso pode desmotivar o vendedor.

Para isso é necessário usar e abusar do bom senso. Se utilizarmos o exemplo do tópico anterior, dos produtos A e B que possuem preços e qualidades diferentes, podemos dizer que querer obrigar o vendedor de A a chegar ao preço de B seria deixar de lado a sua excelência.

Com isso, o vendedor de A pode evitar retornar a esse comprador e se desmotivar a oferecer outras vantagens a ele, já que a empresa não reconhece a diferença entre o benefício dos dois produtos.

É por esses e outros motivos que reconhecer as qualidades de cada fornecedor é tão relevante para obter sucesso nos negócios. Boas parcerias podem surgir e desaparecer com a mesma rapidez quando isso é relativizado.

Análise da margem de contribuição

Até o momento, mantivemos um grande foco da gestão nos próprios fornecedores, mas o comprador também deve averiguar o seu negócio no processo de decisão. Afinal, ele existe para conseguir lucro e não para favorecer empresas de terceiros.

Por isso, o próximo pilar da gestão que vamos tratar é a análise da margem de contribuição de cada produto para o faturamento. Ela mostra quais itens que são vendidos pelo seu negócio impactam mais no lucro, e ajuda a guiar o comprador a fazer compras melhores.

A margem de contribuição é um indicador que calcula, grosso modo, quanto da receita cobre os custos variáveis e sobra para colaborar com os custos fixos, gerando ou não lucro. Costuma ser calculada por unidade e mostra, na prática, quais são os itens que mais dão lucro à sua empresa.

MC= PV – (CMV + DV), onde:

  • MC: margem de contribuição;
  • PV: preço de venda por unidade;
  • CMV: custo unitário da mercadoria vendida;
  • DV: despesas variáveis.

Os produtos que tiverem uma margem maior são aqueles que mais trazem resultado para a empresa e merecem mais investimento na hora da venda.

Aqueles com margem de contribuição menor podem ser alvo de ações junto ao fornecedor para reduzir os custos ou até mesmo serem excluídos do mix oferecido aos clientes.

Suporte de tecnologia

Gerir fornecedores exige organização, contas e praticidade. Embora algumas empresas ainda não tenham tornado sua administração digital, é inegável que aquelas que já apostam em programas para tal ganham produtividade.

Com o software adequado é possível manter a gestão do estoque atualizada, evitando que o comprador perca o timing do pedido. Também se torna mais fácil avaliar o aumento dos custos e até gerar os relatórios de margem de contribuição de forma automática.

Sendo assim, utilizar a tecnologia é uma forma de simplificar a gestão de fornecedores e contar com documentos de controle de forma simples, que economize tempo da equipe e dinheiro da empresa.

O que é o SRM (supplier relationship management)?

A SRM, que pode ser traduzida como gestão de relacionamento com o fornecedor, foi criada em 1983 quando Peter Kraljic explicou que os compradores deveriam ser mais proativos na gestão de suprimentos.

Para isso, ele argumentava que o comprador deve entender profundamente os riscos do negócio em que se insere e utilizar estratégias de gestão para atingir as suas necessidades.

Isso significa buscar produtos que tenham menos risco de prejuízo e estabelecer alianças que vão além de contratos de fornecimento.

Uma das formas de viabilizar esse processo é estabelecer um compromisso em toda a organização para descobrir as categorias de produtos que são mais importantes e criar estratégias para gerenciar esses itens em estoque.

A SRM sugere três passos para essa gestão de relacionamentos:

  1. A segmentação de fornecedores de acordo com a margem de lucro e exposição ao risco.
  2. A divisão de recursos internos para desenvolvimento, com base nos fornecedores-chave identificados no passo anterior.
  3. Execução da estratégia de fornecimento.

O ponto alto do SRM é que ele deixa claro que existem diferentes tipos de fornecedores, e se dedica a criar um relacionamento mais próximo com parceiros estratégicos para o negócio. São empresas que demandam atenção do comprador e que podem trazer resultados reais.

Com a aplicação desse processo, o ato de comprar vai além de procurar preços mais baixos. Ele identifica oportunidades de crescimento e cria um dever de minimizar riscos e aumentar a lucratividade, de forma que os dois lados sejam obrigados a criar uma relação de confiança e diálogo que faça ambos ganharem.

A diferença do SRM de outras estratégias para compradores é que ela ensina não só a utilizar ferramentas para obter vantagens. Ela caminha no sentido de estabelecer relações saudáveis com os fornecedores, de mudar a forma de pensamento para criar uma dinâmica de valor.

Esse tipo de ferramenta costuma ser mais usada em empresas grandes, que possuem um setor de suprimentos e contam com grandes equipes para realizar negociações.

Mas isso não significa que não podem ser aplicadas em negócios menores, que tenham apenas um funcionário no setor de compras.

A lógica é a mesma: busque relações saudáveis e mantenha baixo o risco da sua empresa. Com as dicas que apresentamos neste texto, você já tem uma ideia de como fazer isso. Agora, no próximo tópico, vamos elencar algumas qualidades que você deve buscar nas empresas que serão suas parceiras.

Como escolher bons fornecedores?

Ao longo deste texto deixamos claros alguns conceitos importantes para uma gestão de fornecedores eficiente. A ideia por trás do termo é tornar o relacionamento entre empresas mais harmônico, para que ambas tenham vantagens na parceria. Vantagens que caminhem para além do lucro.

Porém, um ponto importante é saber quais instituições merecem ser suas parceiras e delimitar o porquê elas são relevantes para o negócio. Para isso não existem mistérios: basta criar padrões a serem seguidos que tenham afinidade com os valores da sua empresa.

Para ajudar nesse processo, listamos algumas vertentes que devem ser consideradas em cada um dos fornecedores antes de fechar um contrato:

Monitore a qualidade

Preço é relevante, mas qualidade é fundamental. Grande parte dos consumidores vai gravar a sua empresa pela durabilidade dos itens que ela oferece, e faz parte do dever do comprador prezar por essa característica.

Isso vai além de fazer escolhas por marcas famosas, mas também saber quando romper a parceria caso o produto entregue sofra uma queda no padrão e não atinja mais as expectativas.

Se o fornecedor tiver esse mesmo padrão de zelo com o produto final que é oferecido ao cliente, certamente merece estar no seu time de parceiros.

Investigue as certificações

As indústrias de cada setor têm padrões de qualidade específicos a cumprir, e descobrir se os seus fornecedores contam com esses certificados também faz parte do seu papel do comprador.

Verifique se o parceiro em potencial é aprovado pelo Inmetro, se possui muitas reclamações na internet, certificados ISO que comprovem o comprometimento com a sociedade e até mesmo se estão devidamente autorizados pelo fisco a vender os produtos que propõem.

Busque referências

Uma boa forma de saber se um fornecedor respeita seus clientes é buscar opiniões de compradores de outras empresas. Por isso, faça pesquisas sobre a marca.

Se a concorrência local não quiser ajudar o seu negócio, vale a pena buscar a opinião em outros lugares. Que tal contactar empresas de outra cidade que atuem no mesmo segmento que a sua?

Questione sobre preço, prazo de entrega e eventuais problemas que possam ter acontecido e descubra, antes de fechar qualquer contrato, como o potencial fornecedor se porta na realidade.

Analise a disponibilidade

Esse ponto é especialmente importante para as empresas que precisam de fornecedores de pequeno e médio porte. Muitas vezes, no anseio pelo crescimento, essas instituições podem fechar contratos sem saber se vão conseguir produzi-los, o que gera dores de cabeça.

Nesse caso, surpresas desagradáveis podem ser evitadas ao se questionar o vendedor, antes de avançar nas negociações, sobre a capacidade de produção, agenda disponível e prazos razoáveis de entrega para um pedido do porte que pretende fazer.

Capacidade e suporte técnico

Se o seu cliente passar por problemas com um produto adquirido na sua empresa, você quer garantir que ele tenha o melhor atendimento possível. Por isso, investigue se o parceiro em potencial possui um canal de atendimento ao cliente e o quão eficiente ele é.

Outro ponto interessante para garantir essa eficiência é pedir para o fornecedor explicar detalhadamente como funciona o suporte ao consumidor, para poder oferecer orientações relevantes caso isso ocorra com você.

Se perceber que o vendedor é um tanto vago quando esse assunto é abordado e não sabe explicar quais os meios oferecidos pela organização em que trabalha, ou mesmo se ela tem um canal de suporte, talvez seja o momento de rever a parceria.

Localização estratégica

A localização de um fornecedor interfere diretamente no custo dos produtos, pois impacta no frete a ser pago em cada pedido. Nem sempre será possível buscar opções que estejam mais perto do seu negócio, mas priorizar aquelas que tenham boas malhas viárias ao redor, por exemplo, pode trazer benefícios nessa categoria.

Preço justo

Não à toa, deixamos o valor do produto por último. Na prática dos negócios, é natural que os compradores e empresários olhem para esse ponto em primeiro lugar, na busca diária por mais lucros.

Porém, conforme deixamos claro aqui, nem sempre optar pelo menor preço é a melhor forma de garantir lucratividade para a empresa.

Tenha em mente que o preço de um produto é relevante, mas não deve ser limitador de parcerias. Assim, o responsável pelas compras pode cumprir sua função estratégica dentro de um negócio.

Neste texto reunimos uma ampla gama de conhecimentos sobre a gestão de fornecedores, que podem até assustar quem se depara com eles pela primeira vez. Porém, quando há o comprometimento em realizar o serviço prestado, o profissional vai perceber que eles são muito mais fáceis de aplicar do que aparentam.

A gestão de fornecedores é uma ferramenta poderosa que pode impactar diretamente no resultado de uma empresa, não só por conseguir preços melhores, mas por saber focar a atenção do comprador nas parcerias que realmente importam.

O conhecimento em gestão de fornecedores já foi adquirido com sucesso? Aproveite para saber mais sobre como escolher parceiros para um negócio de material de construção!

 

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