Gestão de estoque: panorama completo de como realizá-lo de forma efetiva

Todo empreendimento varejista, atacadista ou fabril precisa ter um controle eficiente do seu estoque, pois essa prática não apenas evita falta de mercadorias e/ou insumos, mas também diminui o acúmulo de produtos parados nos galpões. Em uma loja de construção civil, por exemplo, ter um material disponível em estoque significa proporcionar a continuidade do negócio, fechar parcerias, vendas, e sempre ofertar produtos a seus clientes.

A grande verdade é que uma loja de material de construção atua com diversas mercadorias. Por isso é preciso que a gestão de estoque seja feita corretamente, mesmo que isso não seja uma tarefa fácil. Em função da grande oferta de produtos, é necessário ter uma lista de bons fornecedores, colaboradores capacitados e atendimento de qualidade.

É comum as empresas perderem clientes pela falta de organização e controle interno da empresa. Por isso é fundamental manter todos os processos do negócio em dia para que as vendas aumentem e o empreendimento lucre mais. Contudo, para isso, você deve seguir alguns conceitos e técnicas que vão otimizar bastante essa gestão.

Pensando nisso, preparamos este post para que você tenha um panorama completo de como realizar o controle de estoque de forma eficaz. Confira agora!

O que é gestão de estoque e quais os conceitos mais importantes?

O controle de estoque é um procedimento sistemático, que tem por fim registrar, fiscalizar e gerenciar a entrada e saída de mercadorias. Ou seja, é a administração de tudo que entra e sai de um estoque. Por meio dele, torna-se possível obter determinados dados, como:

  • mercadorias mais vendidas;

  • mercadorias menos vendidas;

  • estimativas de vendas;

  • montante investido com estoque;

  • ideia base de pedidos futuros com os fornecedores;

  • dados variados sobre o processo de compra.

Assim, observa-se vários benefícios que o controle de estoque proporciona para as empresas. O interessante é que ele não serve apenas para os grandes negócios. Seja qual for o tamanho da sua loja, essa gestão é uma peça fundamental para o seu desenvolvimento.

Existem várias formas de realizar uma administração de estoque. Para que você compreenda melhor, abordaremos alguns conceitos importantes sobre essa técnica. Confira!

Estoque mínimo

Também denominado de estoque de segurança, estoque de reserva, estoque de proteção, estoque de amortecimento ou buffer stocks, trata-se de um importante parâmetro de gestão. Corresponde a uma quantidade mínima de produtos mantido em estoque, destinada a ocasiões especiais.

Ou seja, se em determinado mês houver alta inesperada da demanda, sua loja terá uma margem de segurança para atender a qualquer pedido. Além disso, trabalhar com um estoque mínimo evita que se fique desabastecido em função de eventuais atrasos na entrega por parte de um fornecedor.

Essa prática também desestimula a compra aleatória de itens e protege a empresa para que ela não fique sem produtos para atender a grandes pedidos. Confira agora as fórmulas que ajudam você formar seu estoque mínimo:

  • Estoque mínimo = consumo médio X período de tempo

  • Consumo médio – consumo de produtos / 2

Para que essas formulas sejam perfeitas, é preciso atribuir a mesma unidade de tempo em ambas, por exemplo:

  • Consumo médio = 100 unidades / 2 (em 1 mês)

  • CM = 50

  • Estoque mínimo = 50 X 1 (em um mês)

  • EMn = 50

Nesse exemplo, o estoque mínimo ficou com 50 unidades “mortas”.

Estoque Máximo

O objetivo desse conceito é delimitar o que você tem disponível em estoque para oferecer a seus clientes. Muitos empresários não levam o conceito de estoque máximo a sério, mas ele é capaz de evitar falhas quando a empresa não apresenta um espaço físico suficiente ou está tendo alto custo com mercadorias paradas, por exemplo.

Você pode fazer o cálculo do estoque máximo a partir do maior lote de compra de um produto. Confira:

  • Estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição

Então ficaria da seguinte forma:

  • Estoque máximo = 50 + 100 (em 1 mês, compra-se 100 unidades)

  • EMx = 150

Ambos os indicadores de mínimo e máximo auxiliam a controlar o volume do seu estoque. Então, utilize esses conceitos na sua a empresa e mantenha o seu estoque sempre disponível.

Estoque consignado

O conceito de estoque consignado é útil quando o abastecimento dos fornecedores se dá em regime de consignação. Nesse caso, existem duas formas de controle:

  1. Estoque em poder próprio.

  2. Estoque do fornecedor em poder de terceiros.

O primeiro ocorre quando o fornecedor disponibiliza toda a estrutura para que o seu parceiro faça a venda em consignação. O segundo se dá quando o fornecedor concede a guarda das mercadorias para terceiros. Nesse caso, há a transferência apenas da posse e a consignação é realizada por um intermediador que estreita as relações com os fabricantes.

Como organizar um estoque de forma eficaz?

Um estoque organizado é essencial para dar um bom andamento aos negócios. No ramo da construção civil, isso não é diferente. Por isso, veja agora como organizar melhor o seu estoque.

Estabeleça um método de organização

A organização eficiente melhora bastante o trabalho de venda durante o atendimento ao cliente e simplifica o controle do estoque. Assim, para uma organização mais estratégica, opte pela demarcação das áreas de maior tráfego em seu estoque e separe esse espaço para armazenar as mercadorias que apresentam o maior giro. Geralmente, esse ambiente se encontra na parte da frente do aprovisionamento.

Em relação aos itens de menor giro, eles podem ficar localizados na parte de trás. É interessante que você reavalie a disposição das mercadorias em épocas de promoções e sempre que houver novos modelos de produtos.

Estabeleça processos

Uma loja que não apresenta uma rotina de atualização do estoque raramente manterá o controle dos seus produtos e, consequentemente, deixará a desejar nos serviços disponibilizados aos clientes.

Se a empresa não tiver uma grande diversidade de mercadorias, uma planilha pode ser a chave. Entretanto, caso você possuir muita variedade de materiais para construção, por exemplo, o mais interessante é escolher um software voltado para a gestão que atenda a realidade do empreendimento.

No entanto, quando o giro de mercadorias for alto e a equipe de vendedores também for grande, o mais indicado é adotar um sistema de gestão integrado que favoreça a contagem do inventário e a atualização constante dos produtos em estoque.

Programe as compras

Determine um calendário equilibrado para manter a organização e a gestão de estoque. Isso garante que não falte nenhuma mercadoria para o cliente. Ao definir no calendário os dias para fazer o pedido de compras, tenha cautela para não sobrecarregar as atividades em um mesmo dia e correr o risco de deixar alguma tarefa feita incorretamente por falta de tempo.

Outra questão importante é evitar fazer esse tipo de atividade em dias de maior movimento, pois sua atenção estará voltada para as vendas. Por último, esteja atento à rotatividade de mercadorias antigas para não correr o risco de ficar com o estoque muito cheio quando novos produtos chegarem.

Automatize o gerenciamento de estoque

O software de gerenciamento de estoque é bastante usado pelas empresas por causa da sua eficiência e suporte dado aos lojistas. Ao optar por uma ferramenta adequada, escolha aquela que lhe ofereça bons relatórios, contendo análise dos produtos vendidos, atualização constante das mercadorias armazenadas, cotação de valores dos fornecedores e alerta sobre a precisão de reposição.

Faça inventário regularmente

Por mais que um programa seja uma ótima ferramenta para ajudá-lo na organização e controle de estoque, o trabalho do gestor não é dispensado. Então, você deve buscar exatidão no controle e avaliar a eficiência do software. Tudo isso auxilia na conferência correta e regular dos itens armazenados.

Desse modo, você conseguirá encontrar possíveis problemas ou desvios e corrigir rapidamente os contratempos. Após o inventário, veja se há produtos em excesso e sem saída para avaliar e planejar promoções, visto que as mercadorias com poucas vendas no estoque significam mais um custo para a empresa.

Técnicas e ferramentas para a gestão de estoque

A gestão de estoque é considerada uma parte bastante personalizável nos negócios. O método utilizado é diferente para cada empresa. Independentemente de qual técnica você utiliza, as seguintes práticas podem ajudá-lo a otimizar seu gerenciamento e fluxo de caixa.

Níveis de Estoque

Simplifique o gerenciamento de estoque determinando níveis para cada um de seus produtos. Os níveis são o volume mínimo de produtos que devem estar disponíveis em todas as ocasiões.

Quando seu estoque entra abaixo dos indicadores predeterminados, você sabe que é o momento de fazer novos pedidos.

Assim, classifique a quantidade mínima que o levará de volta ao nível ideal estabelecido. Os indicadores variam conforme o produto, com base na velocidade que o item é vendido e em quanto tempo leva para suprir o estoque.

Embora seja preciso alguma pesquisa prévia para a tomada de decisão, a definição de pontos vai sistematizar o processo de pedidos. Não só simplificará as tomadas corretas de decisões, mas permitirá que seu time opte pelas escolhas viáveis

Lembre-se de que as condições se alteram ao longo do tempo. Então, analise os níveis de estoque no decorrer do ano para saber se eles ainda fazem sentido. Se algo mudar, todavia, não tenha medo de ajustar os níveis para cima ou para baixo.

First-In First-Out (FIFO)

“First-in, first-out” é um princípio fundamental para a gestão de estoque. Isso significa que seu estoque mais antigo (first-in) é vendido primeiro (first-out), não o seu estoque mais novo. Isto é importante para mercadorias com prazo de validade mais curto, para que você não fique com aquelas que não podem mais ser repassadas.

Em uma loja de construção, se determinadas mercadorias estiverem sempre sendo alocadas na parte de trás, elas estarão mais propensas a se deteriorar. Além disso, o design e os recursos das embalagens podem mudar ao longo do tempo, fazendo com que você fique com algo obsoleto que não pode mais vender.

Para gerir um sistema FIFO, é necessário ter um armazém organizado. Isso significa acrescentar novas mercadorias na parte de trás ou, de outro modo, garantir que o item antigo fique na frente.

Previsão de Demanda

Uma grande parte da boa gestão de estoque se resume em prever com exatidão a demanda. Não se engane, isso não é fácil de fazer. Existem muitas variáveis envolvidas e você nunca saberá certamente o que está por vir, mas você pode chegar perto. Aqui estão algumas questões a serem analisadas ao projetar suas vendas futuras:

  • taxa de crescimento do ano atual;

  • tendências de mercado;

  • sazonalidade e economia global;

  • vendas do ano passado durante a mesma semana;

  • gasto de anúncios planejado;

  • vendas garantidas de contratos e assinaturas;

  • próximas promoções.

Curva ABC

Algumas mercadorias necessitam de maior atenção do que outras. Então, utilize uma análise ABC para priorizar sua gestão de estoque. Separe os produtos que exigem muita cautela daqueles que não precisam. Faça isso passando pela lista de itens e divida cada um deles em três categorias:

  • A —  mercadorias de alto valor com reduzida frequência de vendas;

  • B — mercadorias de valor moderado com uma frequência de vendas moderada;

  • C — mercadorias de reduzido valor com alta frequência de vendas.

Os produtos da categoria A requerem atenção regular porque seu impacto financeiro é considerável, porém as vendas são imprevisíveis. Os itens na categoria C exigem menos supervisão porque eles têm um impacto financeiro menor e eles estão constantemente vendendo. Os itens da categoria B ficam em algum lugar intermediário.

Just in Time

Esse sistema originou-se no Japão e foi criado pela Toyota em uma busca por uma gestão em que fosse possível diminuir os atrasos e evitar os desperdícios. Pode-se dizer que o significado de Just In Time está ligado à produção de bens e serviços no momento em que são necessários, de modo que não ocorra excesso de estoque e nem atrasos que possam atrapalhar as entregas.

Dessa forma, esse conceito objetiva exatamente o volume preciso, na ocasião certa, para criar com qualidade bens e/ou serviços. Isso envolve a cultura de redução de desperdícios, a ampliação da eficiência, a organização da estratégia de trabalho, entre outros.

Como a ideia principal do Just in Time é reduzir os desperdícios ao longo do processo produtivo, as ações são realizadas por meio da diminuição de desperdícios de superprodução, de estoques, de transporte, de movimento na implementação das atividades, de materiais no decorrer do processo de produção e de produção de mercadorias com defeito.

Para que isso seja efetivamente feito, geralmente são estabelecidas metas referentes a essas reduções. Confira algumas delas:

  • zero estoque;

  • zero defeitos;

  • zero tempo de preparação para o processo;

  • movimentação reduzida de materiais, levando em conta o processo e quantas vezes o material precisa ser movimentado até que o processo produtivo se finalize;

  • zero avarias;

  • menor tempo possível de produção, retirando etapas e movimentações desnecessárias.

A princípio, a aplicação desse sistema nas empresas pode ser demorada e complexa, já que ele exige uma análise minuciosa dos processos em busca de otimizações que podem ser implementadas. No entanto, quando esse sistema é usado, ele oferece vários benefícios para o negócio, seus colaboradores e clientes.

Habilidades necessárias para gerir um estoque de forma eficiente

O profissional de compras tem participação importante dentro da empresa, uma vez que é sua responsabilidade fechar compras oportunas para o empreendimento e em suas mãos está a possibilidade de diminuir os custos de aquisição. Confira agora as habilidades que um gerente de compras precisa ter para uma gestão de estoque eficiente:

Organização

A primeira competência na gestão de estoque necessária a um bom gerente de compras é a organização. Esse profissional precisa de planejamento para poder delegar atividades, manter a documentação do negócio em dia, determinar uma rotina produtiva de trabalho e conseguir dar informações precisas a seus parceiros e superiores.

Sem essa prática, nenhum gerente de vendas é capaz de concluir suas tarefas com competência; por isso, esse item é a primeira habilidade que ele deve desenvolver para que faça uma boa gestão de estoque.

Bom relacionamento

Trabalhar em equipe é cada vez mais importante no cenário atual. Para quem atua com compras para a empresa, essa habilidade é ainda mais necessária, já que sua área tem interface com vários outros setores do negócio: finanças, qualidade de mercadoria, estoque, etc.

O gerente de compras constantemente precisa do apoio de sua equipe e isso se torna essencial para que haja um diálogo coerente e produtivo com todos da empresa.

Novamente, a competência em ser organizado se mostra necessária: quando o restante dos colaboradores precisar do auxílio do gestor, ele deve ser capaz de ajudar todos os membros da loja.

Conhecimento das estratégias da empresa

Para que desempenhar corretamente a função, o gerente de compras precisa conhecer as estratégias da empresa em que ele trabalha, podendo formar os seus métodos de negociação para atingir os objetivos do negócio.

Assim, esse profissional não pode, por exemplo, negociar um preço menor pela compra de um grande lote de mercadorias de construção civil se o objetivo da loja é renovar os estoques para criar espaço para novas linhas de produção. Sendo assim, compreender os objetivos da empresa é necessário para que se tome corretamente as decisões.

Negociação

Negociar é preciso a todo momento para quem trabalha com estoque de uma loja. O bom gerente de compras é aquele que está preparado para negociar com segurança e aparelhado de conhecimento sobre seus fornecedores, de sua concorrência e das metas da negociação da empresa.

Atualização constante

O profissional de compras deve se atualizar frequentemente sobre o que acontece no mercado em que está inserido o negócio e também sobre o que ocorre fora dele. Por essa razão, é viável que ele participe de feiras e eventos, atuando como uma espécie de ponte entre a empresa e o mercado externo e, assim, levando as novidades para dentro do espaço de trabalho.

Ética

O gerente de compras que preza pelo bom trabalho deve manter a ética em suas negociações. Para tal, é seu dever noticiar de modo claro e conciso as fases do seu processo de cotação, suas perspectivas quanto aos fornecedores, dar o feedback e manter as regras preestabelecidas no decorrer do processo de negociação.

Como a tecnologia tem auxiliado os gestores de estoque?

Os gestores de estoque precisam sempre buscar melhorar os processos logísticos e utilizar os meios tecnológicos é fundamental nos dias de hoje. Para que você entenda melhor, veja agora como a inovação ajuda o empreendimento a se destacar no mercado.

Otimização dos processos na gestão de estoque

A automação se faz essencial atualmente, pois ela oferece grandes vantagens quando o assunto são tecnologias em gestão de estoque. Os funcionários perderiam muito tempo com a verificação de cada pedido para saber se existe ou não mercadoria disponível.

Dessa forma, para uma empresa que apresenta muita saída de mercadorias e que os colaboradores não tenham em mãos a atualização do inventário, ficaria complicado manter o controle. Sem falar na perda de vendas pela falta de produtos em estoque.

Por isso é importante contar com um sistema de gestão de estoque para garantir que a empresa sempre tenha produtos para sanar as demandas dos clientes. Com um sistema eficiente, todos os processos empresariais melhoram, além da produtividade que aumenta e dos custos que se reduzem.

Diminuição do tempo de resposta

Os clientes e fornecedores esperam que as transações ocorram de forma imediata nas empresas. Atraso nos pedidos, compras não efetuadas, retardo nos pagamentos por falta de caixa, entre outras possibilidades, são questões que atrapalham a gestão de uma empresa.

Dessa forma, quando se pensa em automação, logo se define que os processos se tornarão menos demorados e isso é um fato. Ou seja, se um colaborador precisar realizar uma consulta de um pedido, com a automação isso se torna muito mais fácil, pois basta ele apenas consultar a disponibilidade em estoque para efetuar uma venda.

O setor de controle de estoque passa a apresentar muitas vantagens quando a inovação faz parte da empresa, já que é possível visualizar quais são os investimentos necessários. Isso permite que o monitoramento e o acompanhamento de tudo seja feito em tempo real.

Garantia na tomada de decisões

Com o controle de estoque na mão, o gestor terá ótimas condições para a tomada de decisão. Boas negociações, promoções no momento certo e aplicar o capital de giro numa aquisição de oportunidade são alicerces para o empresário destacar seu negócio entre seus concorrentes.

Como podemos perceber, são muitas variáveis que envolvem a gestão de estoque. Assim, otimizar esse setor é um desafio para a maioria das empresas, mas quando o planejamento se faz presente, suas chances aumentam e sua loja se destaca no mercado. Após se informar sobre gestão de estoque, continue em nosso blog para ter acesso aos melhores conteúdos para o seu varejo. Conheça 5 dicas para aumentar a procura em sua loja.

 

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