Gestão de compras: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Ter uma boa gestão de compras é um passo essencial para garantir a competitividade e longevidade de qualquer empresa. Ao gerir a área com eficiência consegue-se alcançar, entre outros benefícios, a redução de custos corporativos e a escolha dos melhores parceiros disponíveis no mercado. Para isso é preciso, principalmente, garantir que a gestão de compras esteja alinhada com os objetivos e estratégias do negócio.

Nesse sentido, uma empresa que oferece produtos de baixo custo deve ter entre as principais metas de gestão de compras conseguir preços mais em conta com fornecedores. Por outro lado, negócios que querem ganhar rentabilidade com a cobrança de valores mais altos por itens de qualidade elevada, precisam garantir em seu portfólio parceiros que vendam produtos com alto valor agregado. 

A gestão de compras estratégica garante que a empresa alcance boa rentabilidade e é decisiva para a expansão do negócio. Por isso, neste post, traremos tudo o que precisa saber o assunto. 

Entre os tópicos abordados, vamos falar sobre o que é uma gestão de compras eficiente e os principais pilares do tema: planejamento, cotação de preços, análise de produtos, gestão de fornecedores e análise de resultados

Siga conosco, aprenda como melhorar a gestão de compras e, também, como isso pode auxiliar a sua empresa. Outro tópico importante que não pode ficar fora do seu radar é como aplicar a redução de custos na hora de gerir as compras do seu negócio.

Aprenda tudo o que você precisa saber sobre gestão de compras!

O que é uma gestão de compras realmente eficiente?

Foi-se o tempo em que a gestão de compras empresariais era tema secundário para as empresas. Hoje, o processo é uma das principais ferramentas estratégicas de um negócio e promove, entre outros benefícios, redução de custos e, até mesmo, melhor entrega de produtos e serviços para os clientes.

Fazer uma gestão de compras eficiente passa, antes de tudo, por estabelecer metas que estejam alinhadas com os objetivos e estratégias da empresa. Por isso, o primeiro passo para gerir a área e mantê-la competitiva é reunir todos os dados relativos às demandas dos outros departamentos do negócio, quanto foi gasto em determinado período e orçamento disponível para compras futuras.

Com essas informações em mãos é possível definir metas realistas e alinhadas com os objetivos corporativos.

Uma gestão de compras realmente eficiente precisa ir além da avaliação constante de fornecedores atuais e da busca por novos no mercado considerando apenas o fator preço. É preciso analisar, entre outros pontos, se sua carteira (e potenciais parceiros) estão alinhados com a missão e valores da sua empresa.

Uma parceria frutífera para os dois lados passa pelo compartilhamento da mesma visão de negócios, assim como um bom diálogo em relação a negociação de preços e prazos de entrega de produtos e serviços.

A gestão de compras estratégicas considera também o controle do estoque e de contratos vigentes. Esses documentos devem ser acompanhados de perto para que seja possível projetar geração de receita e prever em que negociações pode-se buscar redução de custos.

Para manter a competitividade, é essencial que a empresa estipule, contratualmente, preços cobrados e prazos de entrega e pagamento.

Benefícios de uma gestão de compras eficiente

Entre os principais benefícios de gerir as compras corporativas com eficiência estão produtividade, redução de custos e melhores condições para negociar com os clientes finais. Entenda melhor as vantagens:

  • produtividade: operacionalmente, as empresas com gestão de compras estruturada são mais produtivas, pois têm menos retrabalho, informações duplicadas e erros em geral;
  • redução de custos: gerir as compras estrategicamente reduz os custos de forma significativa. Além de ter a possibilidade de fechar melhores negociações em relação a preço e prazos do fornecimento de produtos e serviços, a empresa pode ter equipe menor cuidando de suas compras, pois, com o processo fluindo sem problemas, os funcionários podem ser realocados em outras áreas;
  • poder de barganha com clientes finais: quando a gestão de compras é realmente eficiente, a empresa tem em mãos mais insumos para negociar com seus clientes finais. Isso acontece porque o gestor da área sabe qual a margem de lucro que deve alcançar com cada produto e qual o prazo de entrega que pode negociar com seu cliente.

Os 5 pilares principais da gestão de compras

Equilibrar receitas e despesas é a chave para manter as finanças em dia, tanto no caso de pessoas físicas quanto jurídicas. No cenário ideal, as entradas devem superar em muito as saídas de caixa. Nesse sentido, para aumentar as receitas de forma significativa é preciso investir no aumento das vendas e, também na margem de lucro obtida em cada produto.

Para que isso aconteça, ter a gestão de compras como aliada é passo fundamental.

Quando o processo é eficiente, é possível disponibilizar produtos e serviços para a venda com agilidade e preços adequados. Com isso, a área comercial tem o que precisa para trazer resultados positivos para a empresa, com o aumento da receita.

Para implantar gestão de compras eficientes na empresa, ter em mente cinco pilares principais é necessário. São eles: planejamento, cotação de preços, análise de produtos, gestão de fornecedores e análise de resultados. Entenda mais sobre cada tópico e como, se bem aplicados, podem ajudá-lo a alcançar os objetivos do seu negócio.

1. Planejamento

O primeiro pilar que todo gestor de compras deve considerar é o planejamento. Para a área atuar de forma realmente estratégica é preciso que demandas sejam previstas, possíveis problemas antecipados e, ainda, que sejam oferecidas soluções rápidas e alinhadas aos objetivos da empresa.

Aplique o pilar Planejamento na sua gestão de compras considerando, prioritariamente, o plano estratégico do negócio. As metas da área devem andar junto com os objetivos da organização. Dessa forma, garante-se que todos os setores da empresa falem a mesma língua.

Considere o desempenho do negócio no ano anterior e faça um planejamento anual. No documento devem ser listadas ainda as previsões de gastos no ano seguinte e, ainda, em que aspectos há potenciais de economia. Dessa forma, você sabe onde agir para potencializar os resultados da área. 

2. Cotação de preços

Não é raro encontrar produtos e serviços similares oferecidos por preços bem diferentes no mercado. Em períodos de crise econômica e inflação alta, cotar os melhores valores é ainda mais importante para manter a competitividade da empresa.

Quanto mais extensa for sua cotação de preços, maiores são as chances da área de compras conquistar os melhores resultados. 

Para essa tarefa, considere a aquisição de um sistema específico de registro de preços, que possa conter os valores praticados e sua variação. Dessa forma, com apenas um clique você consegue comparar preços e ver qual é a melhor opção para sua empresa.

Contar com uma ferramenta automatizada de registro de preços é um investimento que, no futuro, certamente garantirá agilidade e organização para o setor de compras.

3. Análise de produtos

Analisar os produtos oferecidos pelo mercado é passo importante para saber se os itens estão alinhados com o que sua empresa procura, de acordo com o seu perfil e o de seu público-alvo. De nada adianta cotar a aquisição de produtos baratos, mas que não são o que os clientes do seu negócio buscam.

Entre os pontos que devem ser avaliados na sua análise de produtos estão prazo de validade, qualidade e, também, o prazo de entrega do parceiro.

Tenha em mente os dois últimos fatores podem ser negociados diretamente com o fornecedor. Em um mercado competitivo, os parceiros têm feito o possível para fechar negócio e fidelizar seus clientes. Como comprador, faz parte buscar o que é melhor para sua empresa em termos de preço, formas de pagamento e prazo.

4. Gestão de fornecedores

Saber quem são seus fornecedores, seus pontos fortes e fracos e todo o histórico de relacionamento que sua empresa tem com eles é pilar essencial para uma boa gestão de compras.

Quem tem em sua carteira parceiros que, no passado, entregaram produtos com defeito, com atraso ou que pecam no atendimento, por exemplo, deve revisar esse portfólio e analisar se não está na hora de voltar para o mercado e buscar fornecedores melhores.

Para gestão de compras eficiente, é importante contar com gama variada de fornecedores para não só negociar melhores preços como, também, poder variar a base de parceiros quando necessário.

O ideal é ter um sistema especializado na gestão de fornecedores. Dessa fora, você não só tem uma listagem dos parceiros que trabalharam com sua empresa como tem acesso sobre as últimas experiências.

Há, no mercado, ferramentas que vão além: têm todo o histórico da carteira e, também, oferecem opções de parceiros disponíveis, mesmo que nunca tenham trabalhado com sua empresa, com seus respectivos riscos. Esse recurso é interessante, pois permite uma avaliação global, que pode melhorar a competitividade do negócio. 

5. Análise de resultados 

Tão importante para a gestão de compras quanto o planejamento do ano seguinte é a análise dos resultados do período anterior. Essa mensuração permite saber se as metas estipuladas foram realmente cumpridas, se algum objetivo não foi atingido e por qual motivo.

A análise de resultados permite preparar-se de forma mais eficaz para o próximo planejamento, ajudando a definir metas realistas e a traçar estratégias para vencer desafios que surgiram no ano anterior.

Conhecer e seguir esses cinco pilares é passo essencial para entender como a gestão de compras da sua empresa pode se tornar ainda mais eficiente. Quer saber mais dicas sobre como aprimorar a área? Siga com a gente.

Como realizar uma gestão de compras eficiente?

Agora que você conhece os cinco pilares principais da gestão de compras, chegou a hora de saber como tornar, efetivamente, a área mais eficiente. Entre as dicas para alcançar esse objetivo estão fazer um diagnóstico preciso do processo na sua empresa, traçar um plano de ação e pesquisar o que está sendo feito nesse sentido no mercado.

Uma gestão de compras eficiente passa por capacitar seus funcionários e acompanhar de perto pontos importantes da área, como andamento dos pedidos e pagamentos. Confira dicas incríveis para uma gestão de compras eficiente.

Faça um diagnóstico

O primeiro passo para melhorar a gestão de compras da sua empresa é saber exatamente como está o desempenho da área.

Para isso, é importante fazer uma análise cuidadosa dos pontos fortes e fracos do setor, possíveis oportunidades de melhoria e ameaças. Verifique como estão os custos, tempos de entrega e qualidade dos produtos adquiridos. 

Se possível, recorra a empresas especializadas para ajudá-lo a ter um diagnóstico preciso do desempenho da área, com sugestões de melhorias que podem ser implementadas para melhorar os resultados.

Trace um plano de ação

Com o diagnóstico da gestão de compras em mãos, é preciso traçar um plano de ação para impulsionar ainda mais os pontos fortes do processo e, também, corrigir aquilo que não está funcionando.

Defina no plano quais serão as ações concretas a serem seguidas e, ainda, melhorias que podem ser implementadas. Planeje estrategicamente os passos que precisam ser colocados em prática para melhorar sua gestão de compras, buscando sempre coerência entre o que foi observado no diagnóstico e o que é realmente possível implementar. Seja realista.

Caso note que determinado fornecedor, por exemplo, sempre atrasa as entregas, não oferece as melhores condições de pagamento ou mix de produtos diversificado, negocie ou, então, comece a procurar outro parceiro no mercado.

O importante é agir assim que possível para melhorar os processos de compra e alcançar melhores resultados para sua empresa.

Invista em benchmarking

Outro passo importante para aumentar a qualidade do processo de gestão de compras é fazer benchmarking, ou seja, analisar continuamente as melhores práticas na área feitas por outras empresas reconhecidas como referência.

Procure saber quais são os casos de sucesso em gestão de compras, compare com o que é realizado hoje no seu negócio e veja se algumas das práticas podem ser implementadas na sua área para melhorar seus resultados. Agregar conhecimento ao seu plano de ação é essencial para melhorá-lo.

Capacite a equipe

Para a gestão de compras ser eficiente, é essencial que todos os envolvidos no processo saibam exatamente os objetivos da área e seu papel no ciclo de funcionamento. As estratégias devem estar claras para que todos possam executar suas atividades da melhor forma.

Por isso, invista na capacitação de todos os funcionários envolvidos no processo de gestão de compras para que, assim, haja alinhamento e aplicação eficaz no dia a dia das estratégias traçadas. 

Em alguns casos, pode valer a pena até mesmo estender a capacitação para seus principais parceiros. Dessa forma, você garante que eles continuem alinhados com boas práticas e com a missão, visão e valores da sua empresa.

Acompanhe o desempenho

A gestão de compras exige acompanhamento constante. É preciso analisar o desempenho da área dia após dia para garantir que o planejamento feito está acontecendo e que os resultados, consequentemente, são satisfatórios. 

Para isso, faça gestão periódica dos seus fornecedores, avaliando o desempenho dos parceiros. Use a tecnologia a seu favor, com um sistema para organizar, padronizar e facilitar o gerenciamento das empresas que atuam com a sua.

As requisições também devem ser acompanhadas todos os dias. Otimize processos para receber, efetuar e fazer a gestão das compras feitas pela empresa. Em nome da produtividade e agilidade, o ideal é que essas requisições sejam automatizadas. 

A gestão de cotações e de pedidos é outro ponto que merece atenção. Não é incomum requisitar de fornecedores produtos que ainda tem no estoque ou, por outro lado, esquecer de pedir itens com muita saída que estão em falta. Para mais eficiência, não deixe de acompanhar todas as etapas, fazendo desde o controle de pedidos até o recebimento dos itens no estoque.

Faça gerenciamento dos pagamentos

Para manter o melhor relacionamento com seus fornecedores, é indispensável investir um tempo no gerenciamento dos pagamentos às empresas parceiras.

Assim que receber os pedidos de produtos, tenha atenção às datas para pagar os fornecedores antes do vencimento e, assim, continuar a ter acesso aos melhores itens e serviços.

Uma das formas de garantir que não haja atrasos, é manter um canal de comunicação para troca de informações sobre faturas em aberto e pagamentos realizados.

Como a gestão eficiente de compras auxilia toda a empresa?

A gestão eficiente de compras contribui com toda a empresa a partir do momento que é responsável por estabelecer todos os produtos e serviços adquiridos pelo negócio. Além disso, é a área que define as melhores propostas de compra com fornecedores, por exemplo.

Veja por que a gestão eficiente de compras auxilia toda a empresa:

  • informações estratégicas: por negociar diretamente com os fornecedores, a área de compras tem acesso a dados praticados pelo mercado, como preço de produtos, por exemplo. Ao compartilhar essas informações com outros setores da empresa, aumenta consequentemente a competitividade da organização como um todo;
  • negociação com fornecedores: uma das boas práticas de gestão de compras é negociar com parceiros os melhores preços e condições de pagamento. Nesse sentido beneficia toda a empresa, pois ao conseguir o negócio mais vantajoso para o negócio permite que essa vantagem seja reflita no preço cobrado do cliente final;
  • controle de estoque: a área de compras é responsável pelo ciclo de compras de um negócio. Ao manter quantidade suficiente de itens armazenados, por exemplo, faz com que a empresa tenha mais segurança, pois tem o que precisa para realizar suas vendas;
  • qualidade dos produtos: a gestão de compras eficiente passa por adquirir produtos e serviços de qualidade, que estejam realmente alinhados aos objetivos estratégicos da organização e que atendem aos desejos e necessidades do público-alvo. 

Redução de custos: como aplicar na gestão de compras?

A gestão de compras eficiente auxilia consideravelmente na redução de custos de uma empresa. Entre as boas práticas que a área pode aplicar nesse sentido estão comprar em grandes quantidades conseguindo melhores negociações com os fornecedores e ter mais de um parceiro para conseguir preços competitivos. Entenda como aplicar a redução de custos na gestão de compras:

Compre em grandes quantidades

Uma das maneiras de aplicar redução de custos na gestão de compras é planejar para comprar em grandes quantidades. Muitos fornecedores oferecem descontos significativos ou facilidades como prazo de pagamento estendido para empresas que fazem compras acima de determinado valor. 

Tenha mais de um fornecedor

Em um mercado cada vez mais competitivo, ninguém quer perder uma venda. Para aumentar seu poder de negociação, nunca dependa de apenas um fornecedor. O ideal é contar sempre com mais de um parceiro para, assim, conseguir negociar melhores preços ou prazos de entrega.

Ter sempre mais de um fornecedor na manga também é uma maneira de resolver problemas como atraso na entrega. Caso um parceiro não consiga atender seu pedido no prazo você pode recorrer a outro.

Busque melhores opções no mercado

Por mais que você tenha uma carteira de fornecedores sólida, para reduzir custos é preciso ficar sempre de olho nas outras opções de parceiros que surgem no mercado.

Compareça a feiras e eventos do setor, analise catálogos e peça amostras de outras empresas, sempre tendo atenção à reputação do possível parceiro para não ter decepções no futuro.

Negocie bons prazos de pagamento

Além de buscar preços competitivos, é importante ter atenção aos prazos de pagamento para manter seu fluxo de caixa em dia. Veja em quanto tempo o fornecedor recebe após a entrega dos produtos e se esse prazo atende a sua empresa.

Automatize

Para reduzir custos na gestão de compras, é importante ter acesso ao histórico de pedidos para saber exatamente quanto gastou com cada aquisição. Ter um sistema para isso é a melhor forma de ter acesso aos dados que precisa com rapidez e exatidão.

Ter uma gestão de compras eficiente é essencial para manter sua empresa competitiva no mercado, com produtos de qualidade e fluxo de caixa saudável. Gerir a área de suprimentos da melhor forma, com fornecedores confiáveis e parceiros, se reflete na imagem da sua empresa no mercado.

Coloque em prática agora mesmo nossas dicas e veja que os resultados melhorarão de forma considerável.

Quer saber mais sobre como gerir a área de suprimentos pode aumentar a competitividade da sua empresa? Leia também sobre como fazer gestão de compras e fornecedores com eficiência!

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