Qual a importância de uma gestão de compra eficiente?

Qual a importância de uma gestão de compra eficiente?

No varejo, uma boa gestão de compras é essencial para empresas de qualquer porte. O processo pode ser definido como a administração da compra de produtos para a revenda. Ou seja, o gerente de compras é responsável por entrar em contato com fornecedores e adquirir produtos de qualidade, a bons preços, para repassá-los aos clientes.

Apesar de parecer simples, os cálculos utilizados durante esse tipo de gestão incluem diversos processos que podem interferir no desenvolvimento da empresa. Quer entender melhor o assunto? continue a leitura e descubra porque é importante fazer uma gestão de compras eficiente!

Benefícios de uma boa gestão de compras

O setor de compras tem a responsabilidade de comprar materiais com as melhores condições, sempre levando em consideração características como a qualidade e formas de pagamento favoráveis para a organização.

Estes fatores sempre devem estar relacionados, pois, produtos baratos e de baixa qualidade, por mais que possam gerar uma margem de lucro maior, acabam desagradando o cliente e causando perdas a longo prazo.

A boa gestão de compras deve ser desenvolvida de modo que situações como esta não aconteçam. Além de evitá-las, quando o processo é realizado adequadamente pode trazer uma série de benefícios, como você verá a seguir.

Redução de custos e aumento da lucratividade

A boa gestão de compras possibilita o gerenciamento de fornecedores, de forma que é possível estabelecer contratos com termos mais favoráveis, incluindo melhores descontos. Com a redução de custos, é possível aumentar a margem de lucro e assegurar um faturamento maior para a empresa.

Aumento da competitividade

Além de aumentar os lucros, obter produtos a valores mais baixos também ajuda a reduzir o valor repassado ao cliente, obtendo uma vantagem competitiva. Isso é algo muito valioso atualmente, visto que em tempos de alta competitividade o preço é um fator determinante para que o cliente volte ao estabelecimento e realize novas compras.

No entanto, lembre-se sempre de se analisar e assegurar que as margens de lucro continuam sendo satisfatórias. Dessa forma, a redução dos valores dos produtos agrada aos clientes e não compromete a saúde financeira do estabelecimento.

Controle da entrada e saída de materiais

Em uma boa gestão de compras, o controle dos pedidos de compra é otimizado. Dessa forma, os produtos que têm grande saída, não faltam no estoque, ao mesmo tempo em que os produtos que costumam se acumular no estoque não são adquiridos novamente.

Controlar a entrada e saída de materiais não só evita prejuízos como também impede situações indesejadas: como um vendedor oferecer um produto ao cliente e, ao procurá-lo em seu estoque, descobrir que ele acabou. Além de perder a venda, ainda é possível ocorrer a perda do cliente, que pode optar por procurar o mesmo produto no concorrente.

Redução de desperdício de materiais

Materiais parados no estoque podem se deteriorar, passar do prazo de validade e ainda ocupam espaço que poderia estar sendo utilizado com materiais mais procurados. Somando esses problemas, no final do mês, os prejuízos podem causar grande impacto no orçamento da empresa. Porém, eles podem ser evitados de forma simples, por meio da gestão de compras.

Como fazer a gestão de forma eficiente

Como já mencionado, a gestão de compras vai muito além de adquirir produtos, pois ela precisa considerar a demanda dos produtos, além da quantidade armazenada em estoque. Também é tarefa do gestor de compras integrar as estratégias entre os setores que impactam na eficiência do processo.

Para que todas essas tarefas sejam feitas de forma adequada, é preciso tomar algumas atitudes. Para lhe ajudar, listamos algumas delas a seguir.

1. Faça um planejamento

O primeiro passo para uma gestão de compras eficiente é realizar um planejamento, registrando as informações sobre as atividades deste departamento em um só lugar, para que possam ser consultadas rapidamente sempre que for necessário.

2. Conheça a demanda

Depois de ter todos os dados agrupados, será mais fácil consultá-los para saber quando e o que comprar. Com uma breve análise é possível obter dados como a sazonalidade e verificar se o preço dos produtos se altera de acordo com a época do ano.

Também é possível descobrir: quais são os melhores períodos de vendas, qual produto é mais vendido, como funciona o ciclo de compras, qual a quantidade de cada produto em estoque, entre outras informações. Com elas, é possível trabalhar com uma estratégia conhecida como previsão de vendas. É muito vantajosa, principalmente para empresas de pequeno e médio porte.

3. Acompanhe o estoque e as vendas

Outra forma de manter a gestão de compras eficiente é acompanhar sempre o estoque e as vendas. Isso porque é preciso haver um equilíbrio entre a quantidade de materiais comprados e os vendidos. Assim, não são investidos valores em produtos que já estão no estoque, ao mesmo tempo em que não faltarão produtos de grande saída.

4. Tenha um bom relacionamento com fornecedores

Fornecedores são grandes parceiros estratégicos e devem ser encarados como tal. Muito mais do que disponibilizar produtos, o bom relacionamento com eles pode proporcionar benefícios como negociações de prazos maiores de pagamento, valores menores e garantia de reposição sem atrasos e problemas.

Entretanto, para chegar a resultados como esses, é preciso selecioná-los com calma, analisando características como valores ofertados, condições de pagamento, reputação da empresa, satisfação de clientes, qualidade dos materiais, entre outros. Após estabelecer a parceria, é interessante manter o banco de dados de fornecedores atualizados, além do controle de desempenho de cada um.

Como a adoção de softwares e ferramentas pode simplificar o processo

Utilizando algumas ferramentas, fica bem mais fácil realizar a gestão de compras do seu comércio. Atualmente já é possível adotar sistemas que realizam a emissão da ordem de compra, o programa de entrega, a qualificação do fornecedor, o histórico e o acompanhamento das compras e muitos outros. Automatizando esses processos é possível otimizar o tempo, além de evitar falhas e conseguir, de fato, realizar uma boa gestão de compras.

Agora que você já sabe a importância de uma boa gestão de compras e também aprendeu como realizá-la, pode aproveitar dos benefícios deste processo. Para isso, basta colocar as dicas que demos em prática e aperfeiçoá-las de acordo com as necessidades específicas do estabelecimento em questão.

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