Fluxo de caixa: o guia definitivo para o microempreendedor

fluxo de caixa

Você controla o fluxo de caixa da sua empresa? Cuidar das tarefas gerenciais de uma loja de construção pode ser complicado, especialmente para os administradores que têm pouca experiência.

Entre os vários termos específicos da profissão e da dedicação necessária para manter o varejo operando com eficiência, alguns processos devem receber atenção. O fluxo de caixa é um deles.

Realizar diariamente o controle das vendas e dos pagamentos permite que sua empresa não entre no perigoso “efeito tesoura”, originado pelo descontrole das finanças.

Para saber mais sobre essas operações e conduzir acertadamente seu negócio, reunimos todas as dicas para um fluxo de caixa perfeito.

Com as dicas reunidas neste guia, você compreende o conceito e também sua aplicação no varejo de construção, a fim de evitar gargalos na gestão e manter as finanças equilibradas. Acompanhe as dicas que separamos para sua empresa e coloque-as em prática!

O que é fluxo de caixa e como ele funciona?

Você já ouviu falar em fechar o caixa? A expressão, popularizada no comércio e geralmente aplicada por meio de processos analógicos, talvez já faça parte do vocabulário da sua empresa. Mas você sabe o que é fluxo de caixa?

O fechamento do caixa também pode ser chamado de fluxo de caixa ou cash flow, em inglês. Esse controle é uma das incumbências que devem ser inclusas na lista de obrigações diárias do gestor, independentemente do porte do negócio e de seu nicho de mercado.

Quando os comerciantes dizem que vão fechar o caixa, é sinal de que chegou a hora de baixar as portas da loja e contabilizar todo o montante recebido no dia de operação da empresa. No entanto, não só os recebimentos devem entrar no cálculo, contrariando o que pensam muitos empreendedores.

Quando o fluxo de caixa é feito corretamente, todas as saídas (e não só os recebimentos) entram também no cálculo, a fim de estimar o quanto foi obtido e o quanto foi despendido. Afinal, uma loja tem que quitar suas contas, certo?

O resultado da conta utilizada para o cash flow será obtido por meio de uma subtração simples, que explicaremos adiante.

Como funciona o fluxo de caixa

É verdade que fechar o caixa é um hábito já comum entre os varejistas. No entanto, contabilizar todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio diariamente é uma atividade essencial para manter o funcionamento da loja e o processo nem sempre é interpretado e desempenhado da maneira correta.

Cuidar do caixa da loja de construção permite controlar as transações realizadas todos os dias. Isso garante mais precisão no cálculo das finanças, proporcionando o saldo das dívidas e a administração dos lucros.

Sem esse cuidado diário, fica fácil se confundir na lida com as contas e experienciar gargalos financeiros. Portanto, toda e qualquer empresa deve fazer o cash flow para que não haja surpresas negativas ao fim do mês.

Já pensou traçar um grandioso plano de ação e, na hora de colocá-lo em prática, perceber que o montante em caixa não pode cobrir o traçado? Para que os planos sejam desenhados com precisão e não faltem recursos, o gestor deve manter um olhar atento sobre o departamento financeiro.

As finanças são apenas uma parte das incumbências do gestor. Quando se está no cargo de gestão das atividades da loja, basta um movimento em falso para se desorganizar e comprometer toda a saúde financeira da marca.

Sem uma administração cuidadosa, você pode exceder suas limitações, deixando de quitar contas, cometendo atrasos e perdendo dinheiro.

Se os processos gerenciais são analógicos, então, há outro risco. Alguns métodos já são considerados arcaicos, gerando maiores custos e atravancando a produtividade.

Portanto, esqueça do fluxo de caixa feito à ponta do lápis no caderno de notas. Aprenda a fazer o cash flow com eficiência, utilizando a tecnologia ao seu favor. Acompanhe nossas dicas!

Quais os principais tipos de fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um controle de entradas e saídas. Se a conta gera um positivo, significa que a entrada de recursos supera a saída e está dando lucro. Por outro lado, o negativo mostra que há algo de errado em seu planejamento e ações precisam ser tomadas.

Porém, esse cálculo varia — e cada modalidade de cash flow tem um objetivo específico. Você sabe quais são os principais tipos de fluxo de caixa e para quais situações eles funcionam?

A importância do fluxo de caixa

Vamos primeiro conhecer o valor dessa ferramenta administrativa. O gestor tem uma rotina repleta de desafios e questões que precisam ser superadas tranquilamente.

Além de estudar a produtividade e da equipe e as relações com o mercado, é essencial conhecer a situação financeira do negócio. Deixando de lado essa reunião de informações, perde-se o controle de alguns pontos essenciais.

O fluxo de caixa mantém o gestor atualizado sobre as questões monetárias do empreendimento. Ele auxilia no gerenciamento dos custos administrativos, indicando gastos supérfluos. Como consequência positiva da aplicação correta do processo, gargalos são encontrados e corrigidos. A redução de custos é outra principal característica da boa utilização do cash flow.

Agora, chegou o momento para conhecer os principais tipos de fluxo de caixa. Conheça-os:

Fluxo de caixa operacional

Esse é o fluxo gerado pelas receitas e despesas da loja de construção em um período definido de tempo. Ele demonstra os resultados obtidos no período e a variação do capital de giro.

Porém, apesar de ilustrar o faturamento, ele não contabiliza os investimentos nem a necessidade de capital de giro.

Fluxo de caixa direto

Esse é o método mais comum nas empresas. Ele registra os recebimentos e quitação das atividades operacionais sem considerar descontos, avaliando a forma bruta das operações.

Os recebimentos e pagamentos são organizados de acordo com sua natureza, como recebimentos de consumidores, pagamento de parceiros, tributações etc. A vantagem maior é permitir que os dados do caixa sejam vistos diariamente.

Fluxo de caixa indireto

Esse método não se baseia na análise do cash flow propriamente ditos, mas nos lucros e prejuízos definidos no Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE).

Para colocar em prático esse fluxo de caixa, o gestor não precisa ter um controle sobre o fluxo. Ele utiliza os balanços patrimoniais referentes ao começo e fim do período definido, a DRE e alguns outros dados. O cálculo é fácil, mas os dados podem não ser totalmente confiáveis.

Fluxo de caixa projetado

É uma estimativa que permite desenhar suas próximas iniciativas referentes à empresa considerando resultados obtidos.

O que o gestor faz é analisar os pagamentos e recebimentos do período, fazer um cálculo de média e a partir dele definir as próximas ações.

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre mensura a capacidade da loja de construção de gerar capital em curto, médio e longo prazo. Ele indica o saldo da comparação com o fluxo operacional.

Para fazer o fluxo livre o gestor deve utilizar dois relatórios: um que mede os resultados pelo período de 60 a 90 dias e outro que mede de um prazo a 2 a 5 anos.

Fluxo de caixa descontado

Pode ser chamado de FDC. É um cálculo que determina o valor da empresa e, portanto, costuma ser utilizado para compra e venda de uma companhia ou para fusões, avaliando o retorno do capital investido.

O FDC é calculado a partir da projeção do cash flow para o futuro, descontando-se uma taxa referente a possível para cobrir os riscos do investimento e os valores residuais.

Fluxo de caixa para investimentos

Quando um negócio vai bem e todos os pagamentos estão em dia, muitos administradores pensam em aumentar as atividades, contratar novos funcionários e expandir as fronteiras da gestão. O gestor pode precisar de dinheiro extra, e ele deve ser direcionado para os planos traçados.

Esse fluxo de caixa precisa analisar cada uma das transações realizadas para angariar valores monetários positivos.

As taxas de risco flutuam de acordo com o retorno do investimento realizado. Investimentos arriscados podem trazer melhores retornos para o departamento financeiro, mas são também mais propensos a gerar prejuízos.

Como organizar um fluxo de caixa eficiente?

O chamado fechamento de caixa serve para manter o ativo circulante da empresa bem gerenciado, antecipando possíveis faltas de recursos e criando oportunidades de intervenção antes que os problemas financeiros se agravem.

Realizando diariamente um fluxo detalhado e fazendo um estudo dos resultados, é possível manter a organização e fugir do efeito tesoura, gerado pela escassez crescente de recursos.

Mas como o cash flow pode ser aplicado praticamente na rotina da loja de materiais de construção? Como tornar o processo mais eficaz? Ensinamos em um passo a passo detalhado:

Organize os dados

A primeira regra para colocar em prática o seu fluxo de caixa é organizar. Separe o dinheiro que entra e sai da empresa nessas categorias — dividindo assim, você tem um olhar panorâmico sobre os ganhos e gastos da empresa.

Distribua em planilhas de saídas as suas despesas com produtos, contratação de serviços, setor de marketing e comunicação, impostos do negócio e Recursos Humanos, por exemplo.

Categorize também o que entra no caixa, e não apenas o que sai. Subdivida as receitas com vendas de produtos para cada item vendido na loja, permitindo visualizar melhor de onde vêm seus recursos.

Invista nesse primeiro passo, porque ele facilitará todos os processos seguintes.

Realize os lançamentos

Depois de organizar os dados, o que fazer com eles? A resposta: lançar em planilhas, categorizando-os, subdividindo-os e dispondo de maneira mais organizada todas as informações coletadas na fase anterior.

Este passo merece atenção: o controle deve ser feito diariamente, sem deixar passar os registros semanais. O fluxo de caixa é uma tarefa de todos os dias, lembre-se disso. Não deixe de realizá-la no final do expediente, após a loja encerrar as atividades.

Vale ressaltar que contar com métodos analógicos complica o desempenho dos processos. É claro que a tecnologia é a maior aliada do gestor, nesse caso. Ao usar softwares específicos para realizar a gestão do cash flow, os próprios softwares fazem o cálculo dos valores.

Outra vantagem é que os dados podem ser guardados em um sistema de nuvem, garantindo que nenhum registro se perca, como pode acontecer quando o registro é feito com meios que já caíram em desuso.

A função do gestor, quando utilizado um programa, é reunir os registros que precisam ser lançados e preencher as planilhas no computador. O programa faz as contas solicitadas e gera os resultados finais, podendo até desenvolver gráficos ilustrativos para mostrar a situação da empresa no que tange aos lucros, gastos e perdas.

Calcule seu saldo

Após fazer os lançamentos das informações reunidas pelo varejo, é hora de calcular o saldo final do dia.

Para fazer a conta: é preciso somar os valores das entradas, subtrair desse montante as saídas e juntar à soma o montante inicial. O cálculo não é complicado, mas pode ser dispensado com facilidade a um software.

Com esse dado em mãos, você percebe quais são os dias do mês em que há mais pagamentos a fazer ou as datas em que sua empresa lucra mais.

Uma análise das tendências de mercado permite que a companhia se organize e planeje suas ações. Com isso, é possível se organizar e não atrasar nenhuma das contas.

Estude os dados obtidos

Depois de preencher as lacunas no software escolhido, é possível solicitar a geração de gráficos que mostrem a situação da loja. O próprio programa os gera perante a solicitação do usuário.

A partir dos esquemas, o gestor pode concluir quais são os pontos em que seu negócio tem lucros ou prejuízos. O fechamento do caixa em um dia de promoção, por exemplo, pode ajudar a mostrar se a ação de desconto valeu a pena ou se não vale a pena ser repetida.

Use o levantamento para reverter os pontos negativos e potencializar os pontos positivos nas entradas e saídas da sua companhia. Se o gestor não deixa de registrar os dados diariamente, perceberá rapidamente os benefícios do cash flow.

Aplique o regime de caixa

O regime de caixa é mais uma das ferramentas de organização das finanças que podem ser associadas ao fluxo de caixa e otimizá-lo

Muito comum em escritórios de contabilidade, a estratégia colabora para apurar os tributos que a companhia deve quitar.

É preciso conhecer esse recurso, entender seu impacto na organização das finanças e aplicá-lo também na rotina de gestão da loja de construção.

A estratégia teoriza que o registro das ocorrências financeiras precisa ser escrito e registrado na data exata em que o fato ocorreu, independentemente do acontecimento anterior que gerou o ocorrido.

Não se desespere se o conceito pareceu complicado! A gente traduz. Caso você receba uma nota fiscal e a pague no dia 10 do mês subsequente, a nota deverá ser registrada no dia do pagamento, apesar de ter chegado antes à empresa.

O cash flow é uma modalidade empregada para tratar os resultados e processos contábeis. Cada gestor precisa adaptar a estratégia às necessidades específicas de seu varejo e garantir o controle.

Quais as principais vantagens de um fluxo de caixa para sua loja?

Como ferramenta auxiliar da gestão financeira, o cash flow deve ser feito diariamente. Conhecer o movimento do dinheiro injetado em seu negócio é importante para fazer planejamentos sólidos, evitando surpresas desagradáveis ao fim do mês, além de ajudar a obter vantagem competitiva.

Mas por que essa estratégia é tão relevante? Além do monitoramento já citado, há outras vantagens em manter o processo operante sem transtornos. Listamos os benefícios de fazer o fluxo de caixa.

Monitoramento das finanças

Realizar o fluxo de caixa do seu empreendimento, antes de tudo, garante a segurança financeira. No entanto, o processo envolve mais ações do que simplesmente contabilizar o quanto entra e sai do caixa todo dia.

O objetivo não é só mensurar quanto sobrará ou faltará no caixa ao final do período. Quando o setor financeiro está ordenado, é possível acompanhar de perto as receitas e as despesas, respaldando as tomadas de decisão que vão impulsionar a loja de construção ao crescimento.

Por isso, não basta saber o montante que entra ou sai do caixa. É necessário avaliar as condições em que as transações se deram.

Será que as transações estão de acordo com o esperado? A saúde financeira da loja está dentro dos padrões definidos pelo gestor? As vendas são suficientes para manter as operações dentro do planejado?

Segurança nas tomadas de decisão

Um controle rígido das finanças permite a antecipação, adquirindo os elementos necessários para solidificar os planos de ação da marca.

Para alguns empreendedores, o planejamento está pouco estruturado, muito anuviado. Deixar de traçar seu planejamento antes de tomar qualquer decisão e colocar ações em prático é um erro fatal que pode barrar o bom desempenho da companhia.

Toda ação da empresa demanda preparação. Se a intenção é disponibilizar um novo item no mix de produtos, fechar parcerias ou até fazer divulgações, o gestor deve administrar as informações que capta.

A empresa precisa conhecer não só as intenções dos consumidores, mas também a capacidade monetária da empresa para arcar com a demanda.

Sem analisar vocações e limitações do nicho de varejo que você tem em mãos, é fácil exceder e tomar uma decisão sem a base adequada. Resultado: um projeto com baixo potencial de assertividade.

Planejamento

O fluxo de caixa organizado permite visualizar a condição financeira em curto, médio e longo prazo, favorecendo eventuais ajustes.

Qualquer plano de ação, mudanças de estratégia ou alterações no comportamento dos colaboradores exige planos sólidos. Sem dados respaldados que indiquem a real situação das finanças da sua companhia, fica fácil se desorganizar e tomar decisões pouco efetivas e fica mais difícil lidar com a concorrência.

Como utilizar ferramentas para realizar a gestão de fluxo de caixa?

Existem ainda organizações em que as informações do setor financeiro não estão centralizadas. Quando cada área da empresa tem seu próprio sistema de armazenamento de dados, se desordenar e perder acesso ao material estratégico se torna uma possibilidade.

Há, ainda, empresas que estão presas nos processos que chamamos acima como analógicos, realizando cash flow na ponta do lápis. Essa característica mostra falta de integração, gerando dados de pouca confiabilidade e deixando a empresa sujeita à falha de informações.

Registros descentralizados significam dificuldade para integrar os setores e fazer uma leitura objetiva da saúde financeira. Por sorte, essa falha pode ser contornada com a ajuda de um programa do tipo ERP.

Para começar, os ERP associados a sistemas de cloud computing integrado garantem que não se perderá nenhum dado.

Guardando todos os registros relevantes na nuvem, a equipe de colaboradores pode acessar de onde estiver, utilizando qualquer plataforma — notebooks, desktops e até smartphones.

Também com a ajuda dos softwares, os conteúdos são todos armazenados em uma carteira de dados unificada.

As consultas posteriores são facilitadas para todo o time, que pode ter acesso à plataforma e utilizar as informações agregadas para tomar decisões, ligando os departamentos da loja de construção. Financeiro, estocagem, vendedores e setor de contato com os fornecedores atuarão em conjunto.

Um ERP permite a precisão do controle sobre o fluxo de caixa, monitorando os volumes de compra dos clientes e monitorando até mesmo os fornecedores, dando informações para negociar preços com parceiros.

Os relatórios ainda permitirão aplicar planos de ação preventivos, impedindo os desfalques antes que eles aconteçam.

Conhecer as necessidades da sua loja de materiais de construção é um passo essencial para fazer a contabilidade da pequena empresa, capaz de elevar o sucesso do negócio. É  necessário estudar bem os processos do fluxo de caixa e se preocupar em realizar a tarefa com periodicidade definida.

O cash flow é eficiente para manter o ativo circulante do varejo em dia e se prevenir contra as possíveis faltas de recursos no caixa. Isso garante que as necessidades do negócio serão sempre atendidas.

Realizando todos os dias um fluxo de caixa em detalhes minuciosos e aplicando essas informações como propulsoras de um aprendizado diário, você evita cair nos gargalos de gestão. Já imaginou ver a escassez dos recursos financeiros da marca?

O fluxo de caixa é o caminho mais acertado para fugir dos transtornos na administração do caixa. Aproveite e confira outro artigo com a sua importância para uma empresa e veja como investir corretamente no crescimento do negócio sem deixar de quitar os pagamentos necessários.

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