Estratégias de compra: como traçar um plano focado em resultados?

Uma empresa funciona como uma máquina. Ou seja: para que ela execute suas funções de forma eficiente, é necessário que os elementos trabalhem em harmonia. Se nas máquinas as engrenagens precisam estar alinhadas, nas empresas são as tarefas de todos que precisam estar em dia, com destaque para as estratégias de compras.

Para garantir um controle de estoque eficiente, que não deixe faltar nenhum item para os clientes e tampouco permita encalhe de produtos, os gerentes de compra precisam implementar um planejamento estratégico e cumpri-lo.

Se você têm dúvidas de como fazer isso na sua loja, não se preocupe. Neste post, mostramos todos os passos necessários para montar uma estratégia de sucesso.

Tático X Estratégico

Em grandes empresas é comum que exista um departamento responsável somente pelas compras. Dessa forma, fica mais fácil definir quais estratégias serão feitas para chegar ao objetivo desejado pelo negócio.

Nas pequenas empresas, porém, é bastante comum que apenas uma pessoa — ou uma equipe reduzida — seja encarregada de todas as funções administrativas. Nesses casos, as compras costumam ser feitas de forma tática, ou seja, de forma reativa em relação à demanda e às metas definidas pelos proprietários.

Esse tipo de compra acaba prejudicando os resultados que poderiam ser alcançados. Afinal, quem age sem antecedência fica à mercê dos fornecedores e tem menos flexibilidade para negociar. Isso gera mais fragilidade e menos capacidade para a loja competir no varejo.  

A boa notícia é que, mesmo com as limitações de uma pequena empresa, é possível seguir um plano para antecipar a demanda e conseguir negociações mais eficientes. Para isso, deve-se considerar as seguintes medidas:

1. Avaliar o estoque

O estoque da sua empresa e a forma como ele evolui são o ponto de partida para as compras. Um dos principais problemas que levam um cliente seu a comprar no concorrente é a falta de produtos disponíveis. Por isso, monitorar os itens que estão chegando ao fim é essencial para poder entrar em contato com os fornecedores nos momentos estratégicos.

Um dos pontos positivos dessa prática é que, com o produto ainda em estoque, o comprador ganha tempo para negociar preços, prazos de pagamento e até levantar propostas com fornecedores diferentes.

2. Definir a demanda

A principal sabedoria de um comprador é saber qual produto vai voar das prateleiras e quais ficarão parados. Isso exige experiência e maturidade, especialmente quando o produto é uma novidade do setor.

Quando o item já faz parte do mix de produtos há mais tempo, dá para ter bons resultados observando o histórico de vendas da empresa. Por isso, monitorar o estoque é tão importante, pois permite verificar o quanto de cada artigo é vendido por mês, guiando as compras essenciais de forma a suprir essa demanda.

Acompanhar a evolução do estoque também revela os aumentos sazonais de demanda, como a procura por luzes no Natal, por exemplo. Esse tipo de informação também ajuda a adquirir os objetos com antecedência, obtendo preços melhores e condições mais favoráveis.

3. Selecionar fornecedores

Ter uma boa seleção de fornecedores é essencial para fazer compras estratégicas. As empresas parceiras podem ajudar no momento da negociação dos preços e formas de pagamento. Por isso, cultivar boas relações com os profissionais que as representam faz toda a diferença na obtenção de resultados.

Da mesma forma, tenha fornecedores que respeitam a sua empresa, cumprindo as condições de negociação e os prazos de entrega. Outro ponto relevante é procurar ter mais de um fornecedor para os diversos itens que a sua empresa necessita. Isso evita situações em que você se vê refém de preços altos e condições abusivas.

É claro que existem gargalos — aqueles produtos que contam com menos fornecedores — e itens estratégicos —que têm maior dificuldade de reposição, e nem sempre será possível contar com mais de um fornecedor. Porém, garantir que pelo menos os itens de rotina sejam negociados dessa forma trará significativa redução de custos para a empresa.

4. Negociar com estratégia

No transcorrer deste texto já mostramos algumas ações que ajudam a realizar uma negociação estrategicamente orientada, como antecipar as compras sazonais. Esse tipo de atitude preventiva é crucial para que a sua empresa consiga sair das compras táticas e ver os resultados melhorarem.

Porém, além de criar um bom calendário de compras, existem outros pontos a serem observados.

Uma delas é não ter medo de barganhar: o bom gerente de compras sabe que não há insulto em tentar baixar os custos de um produto. E não só quem tem boa demanda obtém bons descontos. Muitas vezes, a atitude do comprador durante já ajuda a conseguir preços mais baratos. Por isso, é fundamental desenvolver estratégias de negociação.

Outro ponto importante é saber o seu limite. Haverá situações em que o vendedor tentará fazer acordos de quantidades maiores que a empresa precisa em troca de um desconto. Saber avaliar se a mercadoria em questão tem uma boa saída e se o preço é vantajoso pode salvar a sua empresa de se empolgar com a promoção e gastar mais do que deveria.

Por fim, tentar estabelecer uma relação em que todos ganham é o que importa. A missão do comprador é a de sempre baixar o preço máximo possível, mas lembre-se que ser agressivo demais pode afastar bons fornecedores da empresa. Seja ousado, mas sempre considere a posição da sua loja no mercado.

5. Comparar preços

Um bom comprador deve usar a seguinte frase como um mantra: nunca compre um produto sem sondar o custo em diversas empresas. Mesmo quando uma marca ganha a preferência por ter mais qualidade ou for a preferida dos clientes, saber os preços de fontes variadas ajuda a precificar melhor o produto e pode até garantir mais descontos nas negociações.

6. Buscar oportunidades

Quem lida com um orçamento apertado tem um desafio a mais para fazer compras estratégicas: ter caixa para fazer aquisições de oportunidade. É indicado que os administradores façam uma poupança para usar nesses momentos de urgência e economizar. Porém, quando isso não for possível, uma alternativa é buscar essas oportunidades nos meses em que o estoque estiver cheio.

Os negócios que trabalham com produtos importados precisam estar ainda mais atentos para esse ponto. Com a oscilação do dólar, ter dinheiro em caixa nos momentos em que ele cai significativamente pode até significar a salvação da empresa em períodos de crise!

7. Capacitar a equipe

Para conseguir fazer isso tudo, o gerente de compras precisa poder contar com uma equipe qualificada, que o ajude em decisões estratégicas, o aconselhe sobre produtos que estão saindo bem e que até dê dicas de negociação para melhorar o processo de compras.

Também é importantíssimo que todos os funcionários da empresa saibam utilizar os sistemas de gestão, evitando possíveis erros de que causem confusão no estoque e falta de produtos para seus clientes. Por tudo isso, invista em treinamento!

Agora que você já sabe como fazer as melhores estratégias de compra para a sua empresa, continue em nosso blog e descubra como contratar os melhores funcionários para o seu negócio?

 

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