Controle dos pedidos de compra: como ser mais efetivo?

Controle dos pedidos de compra: como ser mais efetivo?

26Alguns processos do gerenciamento de negócios são semelhantes independentemente do ramo de atuação. Entre eles, o controle dos pedidos de compra é uma etapa essencial para o bom funcionamento de uma empresa, que nem sempre recebe a atenção que merece.

A otimização desse procedimento traz inúmeros benefícios, como a economia na compra dos itens e a garantia de que o estoque não ficará a descoberto. Por isso, vale a pena saber mais sobre ele e desvendar os segredos de um bom pedido de compra. Confira neste post!

O que é um pedido de compras?

O pedido de compras é uma relação de todos os itens desejados por uma empresa, com o descritivo e quantidades, já com os valores de cada produto discriminados, forma de pagamento e prazo de entrega.

Assim que o pedido é enviado, passa pelo processo de conferência de estoque, separação de mercadorias, geração da nota fiscal,  emissão de boletos para pagamento e envio para o comprador.

Em resumo, podemos considerar o pedido de compras o passo inicial de uma longa cadeia de logística, muitas vezes imperceptível para o consumidor. Por isso, ter cuidado na sua elaboração é tão importante.

Quais são os principais erros cometidos ao realizar pedidos de compra?

Um pedido de compra mal elaborado pode trazer dores de cabeça desnecessárias para um administrador, como falta de produtos e prejuízo.

A principal forma de evitar esse tipo de desgaste é aprender com os principais erros realizados pelos gerentes do setor, criando ferramentas para que eles não aconteçam no seu negócio. Veja quais são a seguir.

Não controlar o estoque

Uma empresa que não cuida de seu estoque está fadada a ter resultados ruins com seus pedidos, porque o pedido começa na avaliação dos itens que estão próximos do fim e sua posterior reposição.

Quando o setor de atuação é complexo e exige muitos fornecedores, como lojas de materiais de construção, esse controle precisa ser ainda mais eficiente.

Pedir quantidades inadequadas

Ao observar um catálogo de revendedor, é fácil se deixar levar pela beleza dos itens oferecidos e comprar mais do que a sua loja comporta. Evite esse problema com o planejamento de estoque e avaliação do histórico de vendas da sua empresa, além de manter os pés no chão com as quantidades.

É importante ressaltar que isso não significa que você não deve comprar mais do que o histórico indica — se não houver um impulsionamento no estoque, dificilmente a empresa conseguirá crescer. Porém, ter uma ideia de quanto a carteira de clientes cresceu ajuda a ter mais noção de qual é o aumento verdadeiramente necessário.

Demorar para realizar a aprovação das compras

Após a efetivação do orçamento, é natural que os pedidos necessitem passar por algumas pessoas para serem aprovados. Afinal, os responsáveis pelo financeiro da empresa precisam estar de acordo com o valor total e com a forma de pagamento oferecida.

No entanto, isso não deve ser desculpa para demorar a enviar o pedido. Lembre-se de que a proposta tem uma validade, e se ela não for respeitada, é possível que os preços e prazos se modifiquem e os itens escolhidos não estejam mais no estoque do fornecedor.

Não planejar com antecedência

Eventualmente, será necessário fazer pedidos urgentes para repor peças cujas vendas não estavam previstas, e isso é ótimo. Porém, deixar que isso se torne uma constante vai prejudicar efetivamente o resultado da empresa e a relação com os fornecedores.

Com o planejamento de compras, a loja não só garante seu estoque como também consegue aproveitar promoções dos fornecedores, obtendo preços melhores e resultados mais consistentes para sua empresa.

Como melhorar o controle dos pedidos de compras no setor de materiais de construção?

Conhecer os erros mais comuns ao realizar pedidos de compras com certeza ajuda a nos manter mais alertas a esse processo.

Porém, como ter mais controle em um setor complexo, que exige uma grande quantidade de fornecedores e um mix de produtos variados? Nesse caso, além de evitar erros, é preciso agir com proatividade e seguir atitudes que melhorem efetivamente o controle de pedidos, com as dicas que mostramos a seguir.

Faça uma boa gestão de fornecedores

Ter um bom relacionamento com os fornecedores da sua empresa pode trazer benefícios importantes, como reposição urgente de um item do mix de produtos que esteja esgotado.

Trabalhe com quem você confia

Se você precisa ter um controle melhor de estoque, evite trabalhar com marcas que não respeitam o comprador e não seguem prazos e entregas conforme o estipulado no pedido de compras. Quanto menos dor de cabeça a empresa tiver com o pós-compra, melhor.

Conte com a tecnologia

Se manter o controle apurado de quantas peças ainda restam em estoque é difícil, apostar em um software de controle de vendas vai ajudar a saber quando é hora de contactar o representante e montar um novo pedido.

Capacite os funcionários

Os funcionários da sua loja costumam saber quais itens estão vendendo bem e quais estão próximos do fim no estoque. Se for treinada para agir de forma preventiva, a equipe se torna uma aliada para detectar o momento de pedir uma reposição.

Como fazer um bom pedido de compras?

Se você leu o texto até este ponto, com certeza já aprendeu dicas valiosas para fazer pedidos de compras mais eficientes. Mas, para tornar esse processo ainda mais simples e intuitivo na sua empresa, coloque em prática o passo a passo a seguir!

Analise o histórico e o estoque

O histórico de vendas vai mostrar quais itens costumam ser mais vendidos em determinadas épocas do ano, deixando claro o que deve ser prioridade para o comprador. Em seguida, o estoque atual vai determinar a ordem de prioridade das reposições.

Faça cotações com mais de um fornecedor

É fácil se acomodar com apenas um fornecedor de confiança, mas essa atitude pode não ser a melhor para quem busca variedade para o cliente e competitividade. Por isso, um bom pedido de compras depende de cotações de diversos fornecedores, com qualidade e preços diferentes.

Confirme se o produto está disponível

Muitos compradores se esquecem de que o fato de um produto estar em catálogo não significa que o fornecedor o terá em estoque na quantidade que ele precisa. Para não ter surpresas, verifique com antecedência.

Peça confirmação do envio

É comum que as empresas enviem o xml da nota emitida assim que o pedido é faturado para que o comprador possa checar os itens, além de ser uma confirmação do envio das mercadorias. Fique atento a essa etapa, pois um atraso pode indicar que alguma coisa deu errado no faturamento.

Tenha um plano B

Por último, mas não menos importante, conte com uma ampla gama de fornecedores. É comum que a empresa tenha uma parceria mais forte com alguma marca, mas isso não é motivo para perder vendas por falta de estoque.

Ter controle dos pedidos de compra é essencial para garantir um estoque variado e sem faltas para seus clientes. Porém, como vimos neste texto, conseguir a excelência nesse processo necessita da atenção do comprador e da dedicação de toda a equipe.

Você já sabe como melhorar o controle dos pedidos de compra, mas quer se aprofundar em como administrá-lo em uma revenda? Confira nosso post sobre o tema!

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