Controle de pedidos: como administrá-lo em uma revenda

Saber se organizar em relação aos pedidos de uma loja é essencial para quem possui uma revenda. É preciso ter uma visão geral de quais produtos estão com maior demanda para saber o que colocar e o que não colocar na lista de compras, bem como as quantidades de cada item. O controle de pedidos possibilita que apenas produtos com demanda sejam comprados, evitando o desperdício de dinheiro com itens que não serão vendidos e equilibrando as finanças da loja.

Além disso, controlar de forma adequada os produtos da loja permite que se saiba o que está em excesso no estoque, o que é vendido rapidamente e quais itens os clientes estão pedindo. Além disso, impede-se o registro duplicado de mercadoria.

Separamos algumas dicas para quem quer fazer um bom controle de pedidos e, assim, manter a loja sempre com o melhor catálogo de produtos. Continue a leitura e confira!

Organize-se para fazer seu pedido

Organização é a palavra-chave para um controle de pedidos eficiente. Isso porque são vários os pontos a se levar em consideração na hora de realizar as requisições de mercadoria. É preciso conversar com os vendedores da loja e saber quais produtos as pessoas mais têm procurado e analisar o estoque, para saber quais itens estão saindo com frequência e quais estão parados há meses.

Além disso, é necessário fazer os pedidos com os fornecedores com certa antecedência, para que eles não acabem antes de serem entregues na loja. O ideal é que as requisições de compra contenham algumas informações como:

  • quantidade;

  • prazo mínimo de entrega;

  • prazo máximo de entrega;

  • fonte de custeio;

  • possibilidades de parcelamento e outras opções de negociação.

Assim, apenas com o pedido em mãos é possível ter uma visão geral e saber como proceder na hora de negociar com o fornecedor.

A gestão eficiente dos pedidos é uma forma de não se perder em seu planejamento e conseguir uma negociação vantajosa. Abaixo, seguem algumas práticas que podem ser aplicadas para otimizar seu tempo e seus esforços:

  • Anotar de forma correta o número dos pedidos;

  • Responder rapidamente o contato dos fornecedores;

  • Organizar os recebimentos e as entregas dos pedidos;

  • Registrar as datas de pagamento dos fornecedores;

  • Enviar os pedidos com antecedência, sabendo quando os produtos vão chegar.

Esse controle de forma organizada faz toda a diferença para que não falte e nem sobre mercadoria na loja. Para fazer isso, pode ser utilizado uma planilha de papel ou um software específico para essa função.

Mantenha o estoque em dia

Como foi citado, é importante ter em mente quantos dias vai levar para o pedido chegar. Digamos que leve sete dias entre o envio do pedido e a entrega das mercadorias. Sabendo disso, é necessário estimar em quanto tempo os itens que ainda estão em estoque podem acabar. Se for levar menos de sete dias, então é preciso enviar o pedido para o fornecedor com antecedência.

Essa estimativa tempo é calculada a partir da média dos últimos meses ou semanas. Assim, é preciso analisar a frequência de saída dos itens. Caso falte algum deles, a loja será prejudicada por uma ineficiência no controle de pedidos.

Portanto, comece a registrar as entradas dos produtos e quanto tempo ele levou para sair. Além disso, confira quais produtos não são vendidos há meses para que eles possam ser substituídos por outros com mais demanda por parte dos clientes.

Faça a gestão do pagamento dos fornecedores

Anotar a data de pagamento dos fornecedores agiliza muito o trabalho, pois não será preciso revisitar as folhas de pedido e pagamento para confirmar essa informação. Dessa forma, você dispõe de um controle eficaz e evita que a loja fique em débito com algum fornecedor ou pague duas vezes pelo mesmo pedido.

O controle financeiro é de suma importância em uma empresa, para que não falte dinheiro para novos pedidos, tampouco para pagar funcionários e cobrir outros gastos existentes.

Controle o recebimento dos clientes

Aqui temos a mesma situação do tópico anterior, só que agora por parte dos clientes. Para as lojas que fazem a entrega dos produtos, como é o caso de lojas de material de construção, é importante também anotar as receitas provenientes de vendas. Assim, é possível saber quais clientes estão em débito, e se é hora de cobrar a conta, e quais estão em dia com os pagamentos.

Dessa forma, é possível saber qual o saldo disponível em caixa, descontando as despesas e fazendo assim os próximos pedidos de produtos.

Realize as entregas de forma eficaz

Outro ponto importante é prezar pela entrega dos produtos aos clientes na data em que foi combinado. Para isso, tenha um controle numa planilha, que pode ser impressa, mas seria mais interessante se fosse feita em um software de gestão de empresas.

Nessa planilha, anote o nome da pessoa, quais produtos ela comprou e quando fez o pagamento dos produtos. Caso ela ainda não o fez, anote a previsão de pagamento. Além disso, não esqueça de incluir a data e o endereço de entrega. Assim, a loja não se perde com as datas e os clientes ficam contentes pela responsabilidade e pelo compromisso.

Obtenha auxílio de um software de gestão

Uma ótima dica para que todo o processo de controle de pedidos seja feito de forma mais ágil é automatizá-lo. Para isso, conte com o apoio de um software de gestão de estoque, que vai reduzir o tempo gasto em algumas partes do processo.

Por meio do software, é possível ter um controle da rotatividade dos produtos, saber as datas de entrada e saída das mercadorias, além de propriedades específicas dos itens, como cor, tamanho, custo, preço, medidas e muito mais.

O controle de pedidos é um dos processos essenciais dentro de uma loja, para que nenhum produto falte ou sobre. Assim, as despesas são reduzidas e sua loja ganha em vendas e a confiança do consumidor aumenta.

Agora que você já sabe a importância de fazer um bom controle de pedidos, que tal continuar se atualizando com as melhores informações sobre o varejo de material de construção? Saiba como não errar na hora de comprar os produtos para revender em sua loja.

 

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