Contabilidade para pequenas empresas: como funciona?

Só quem é dono de um negócio sabe o quanto pode ser complicado cuidar da contabilidade. No caso de uma pequena empresa, ter uma boa gestão contábil pode ser fator decisivo para a sobrevivência do empreendimento.

Como você lida com essa questão? Neste artigo, vamos mostrar para você como deve ser feita a contabilidade para pequenas empresas. Além de conferir algumas dicas práticas de como melhorar a sua gestão contábil, também vamos demonstrar o que deve ser levado em conta ao procurar os serviços de um profissional especializado.

E aí, ficou interessado? Então continue com a gente e siga a leitura!

A contabilidade e o seu tipo de negócio

Seguir os princípios básicos de contabilidade é essencial para o sucesso de qualquer negócio — seja uma multinacional que esteja entre as maiores empresas do mundo, seja o seu comércio.

Uma gestão contábil eficiente é vital não apenas para monitorar suas despesas, mas também para garantir as melhores opções tributárias e descobrir novas oportunidades de crescimento. Além disso, garante que você fique responsável tanto pelas obrigações fiscais com o governo, quanto com os seus funcionários.

Quando a contabilidade funciona corretamente, o contador tem condições de fornecer análises contábeis apropriadas para o negócio. Dessa forma, você ganha uma base sólida na hora de tomar decisões que podem ter grande impacto no futuro da empresa.

As atribuições da contabilidade

O trabalho de gestão contábil envolve muito mais do que apenas lidar com créditos e débitos: ele pode atuar com muito mais frequência nas decisões comerciais do que você imagina.

Veja alguns exemplos de outras atribuições da contabilidade:

  • monitorar as contas a receber para ilustrar tendências ou comportamentos em sua base de clientes;

  • estabelecer um orçamento detalhado para ajudar a descobrir ineficiências dentro de suas operações;

  • alertar para mudanças repentinas nos custos de fornecedores ou receitas de vendas;

  • compreender sua posição financeira, detectando eventuais áreas problemáticas que possam prejudicar sua expansão.

A contabilidade para pequenas empresas

Boa parte dos especialistas concorda que a razão mais comum para o fracasso de uma empresa é a falta de um fluxo de caixa. Para evitar esse problema, você precisa implementar uma sólida estratégia financeira, além de políticas de manutenção eficiente dos registros.

Os impostos são inevitáveis: dependendo de onde você opera e da natureza fiscal do seu negócio, a Receita Federal terá requisitos muito específicos no que diz respeito à documentação.

O envio de informações incorretas ou imprecisas pode causar problemas, incorrendo inclusive em dispendiosas taxas e penalidades. Contudo, preparar a documentação fiscal exigida tem os seus benefícios e pode fornecer informações vitais sobre a saúde da sua empresa.

O regime de tributação ideal para você

É a definição do regime fiscal que determina o cálculo dos impostos. Por isso, o auxílio de um contador é indispensável aqui, já que ele possui maior conhecimento das normas fiscais e tributárias.

As três principais formas de tributação previstas em lei são:

Simples Nacional

Para se encaixar nesse regime, você precisa se enquadrar na definição de microempresa ou de empresa de pequeno porte. Seu faturamento anual não pode ultrapassar R$ 3,6 milhões.

Sua maior vantagem é o pagamento unificado dos impostos, que são calculados, porém, sobre o faturamento anual, não sobre o lucro.

Lucro Presumido

A tributação desse sistema se baseia em cálculos sobre o lucro que a empresa pode ter a partir de suas receitas brutas. Para se enquadrar nesse regime, seu faturamento anual deve ser inferior a R$ 78 milhões e sua empresa não pode atuar no mercado financeiro.

Lucro Real

Aqui, o cálculo dos impostos é feito por meio dos registros contábeis da receita, menos os gastos do período. O Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Real só são cobrados quando há lucro no período de incidência.

Instituições financeiras, empresas privadas com rendimentos oriundos de transações no exterior e empresas que faturam mais de R$ 24 milhões por ano são obrigadas a se adequar nesse regime

O registro dos seus dados financeiros

Se você não teve treinamento formal em contabilidade ou está mais interessado em outros aspectos do seu negócio, manter registros meticulosos dos dados financeiros pode ser uma tarefa bastante complicada.

Embora seja bastante comum que os donos de pequenas empresas tenham um cônjuge ou amigo da família cuidando das finanças, a estratégia adequada para o futuro do seu negócio — bem como para o cumprimento dos requisitos legais — é mais bem alcançada com métodos contábeis profissionais.

As pequenas empresas costumam investir em um software de contabilidade ou terceirizar suas necessidades contábeis. Cada opção tem os seus prós e contras.

Usando um software de contabilidade

Se você tiver experiência em tecnologia ou for familiarizado com os princípios contábeis, um software de contabilidade pode ser uma boa opção. Do ponto de vista da gestão do tempo, a contabilidade digital é uma grande melhoria em relação aos cálculos manuais.

As versões mais atuais desses programas se integram a outros aplicativos de gerenciamento de escritório, exibem tendências de dados, pagam contas a receber, enviam faturas ou asseguram que estão cumprindo os requisitos de impostos.

O armazenamento extensivo de dados dentro de um aplicativo como esse também aumenta a eficiência da sua empresa, já que permite, de maneira bem simples, o acesso a detalhes como o histórico de pagamentos.

Alguns desses programas são direcionados a profissionais de contabilidade de pequenas empresas ou contadores profissionais, enquanto que outros são projetados para empresários que não estão familiarizados com a contabilidade, mas dispostos a aprender.

Para empresas com baixo estoque e poucos funcionários, é possível baixar gratuitamente as opções mais básicas. Porém, observe que tal solução, embora acessível e fácil de implementar, pode deixar sua empresa sujeita a relatórios imprecisos, que eventualmente podem ocasionar gastos consideravelmente mais altos em uma auditoria da Receita.

Contratando um contador

Se você for avesso a riscos, pode se sentir mais confortável em ​​contratar uma única empresa de contabilidade. Há também a opção de utilizar contadores temporários em determinados momentos do ano. Em cada um desses casos, você delegará a administração financeira da sua empresa para terceiros.

Para quem não possui habilidades contábeis, a terceirização das finanças pode ser uma boa alternativa. Ter um contador qualificado à disposição pode ajudar você de diversas maneiras. São elas:

  • assessoria sobre a melhor forma de estruturar uma empresa antes de formá-la;

  • consulta aos detalhes financeiros do seu plano de negócios;

  • identificação de possíveis economias de custo nas operações;

  • gerenciamento da folha de pagamento;

  • desenvolvimento de uma rede de segurança financeira em caso de dificuldades;

  • relacionamento com a Receita no caso de uma auditoria.

Embora muitas pequenas empresas comecem com o proprietário como único empregado, há um ponto durante o seu crescimento em que é mais vantajoso entregar as funções de contabilidade para um profissional. Nessa situação, as empresas podem optar por contratar um contador interno ou os serviços de uma empresa de contabilidade.

Uma empresa de contabilidade é mais flexível para empresas mais jovens e em crescimento. Ser cliente de uma delas pode ser particularmente útil se o negócio só precisar dos serviços algumas vezes por ano, por exemplo. É uma opção mais barata que ainda oferece conhecimentos de alto nível.

As empresas de contabilidade geralmente cobram por hora, embora algumas funções analíticas custem mais do que outras. Se você não tiver certeza da viabilidade dessa opção, considere a economia de custos que ela pode trazer ao longo do tempo.

A melhor decisão para você

Como vimos, as implicações financeiras em uma atividade empresarial são extensas. Ao considerar uma solução de contabilidade para a sua pequena empresa, faça as seguintes reflexões.

  • Qual tecnologia está disponível para você e os seus funcionários?

  • Você tem a compreensão básica de contabilidade para executar essa tarefa?

  • Você ou um dos seus funcionários consegue se comprometer em fazer a entrada diária de dados?

  • Seu fluxo de caixa permite despesas contábeis mensais ou anuais?

  • Você se sente seguro em entregar dados empresariais sensíveis a um contador ou serviço contábil externo?

Suas respostas é que vão determinar qual é a opção que tem mais sentido para você e sua empresa. Resolvido isso, você finalmente poderá voltar a fazer o que ama — só que agora, com mais confiança no seu futuro financeiro.

E aí, curtiu as nossas dicas de contabilidade para pequenas empresas? Então, compartilhe este artigo com os seus amigos nas redes sociais. Até a próxima!
 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *