6 ferramentas de gestão de compras que todo comprador deve usar

ferramentas de gestão de compras

Um bom gerenciamento de compras proporciona à loja a redução de despesas, o aumento nas vendas e um estoque sempre completo. Mas para isso, é preciso que o comprador ou gerente de compras saiba realizar uma boa gestão para que tudo esteja em ordem. Uma boa solução é fazer uso de ferramentas de gestão de compras.

As ferramentas vão possibilitar uma melhor tomada de decisão e uma boa organização de todas as tarefas do dia a dia de um comprador. Confira!

Importância de se fazer uma boa gestão de compras

A gestão de compras, também conhecida como administração de compras, é utilizada pelas empresas para manter o controle das mercadorias ou matérias-primas que são adquiridas. Assim, o bom funcionamento da empresa é garantido e se atinge os objetivos propostos.

Numa loja de material de construção, por exemplo, o comprador tem a responsabilidade de fazer as compras dos produtos para revenda, respeitando o orçamento disponível. Além disso, ele precisa levar em consideração a depreciação da mercadoria, o gasto com o armazenamento e a demanda dos itens.

Por esses motivos, é preciso que o gestor seja bem organizado e tenha em mãos todos os dados necessários para fazer uma boa compra. Até porque, ele não cuida apenas da lista de produtos a serem adquiridos, pois a gestão de compras está atrelada a uma boa gestão de estoque, de fornecedores e de pedidos de clientes.

Uma compra mal planejada pode acarretar em prejuízo à loja, pois os produtos podem ficar encalhados no estoque ou se poderia ter economizado mais com outro fornecedor. Há muitas ferramentas para auxiliar na gestão de compras. Elas possibilitam um melhor controle da lista de produtos, dos fornecedores e dos pedidos.

1. Planilha de controle de gastos

A primeira ferramenta a se ter em mãos é uma planilha de controle de gastos. Ela pode ser feita no Excel, como também pode ser construída manualmente. Nessa planilha, precisam constar todos os gastos que se teve com as compras durante os últimos meses até o dia atual.

Além disso, é interessante que esteja disponível o orçamento e o valor das compras realizadas. Dessa forma, ao analisar essa planilha, o responsável conseguirá ver se o setor de compras está com as contas equilibradas ou não.

2. Pedido de compra

O principal documento que o comprador precisa ter para conferir se todos os itens comprados foram entregues pelo fornecedor é o pedido de compra. Nele, precisam estar descritos todos os produtos, bem como sua quantidade e data de entrega.

Dessa forma, o gestor também tem como controlar quando os pedidos vão chegar. Qualquer avaria que houver, tanto com os produtos, como com a data de entrega, o gestor pode questionar o fornecedor, apresentando o pedido de compra.

O pedido pode ser feito por um sistema de gestão para evitar erros e agilizar o processo. Mas quando a loja ainda não conta com um sistema desse, é possível fazê-lo em uma planilha do Excel.

3. Histórico das compras

O histórico de compras tem o objetivo de agilizar o dia a dia do comprador para que ele foque em conseguir bons fornecedores, em receber os produtos e saber quando precisa fazer novos pedidos. No histórico indica quando as últimas compras foram feitas, o nome do fornecedor delas, juntamente com a nota fiscal anexada.

Assim, não é preciso ficar analisando papel por papel para saber quando os próximos pedidos chegam. É interessante que esse histórico seja feito em um programa próprio de gerenciamento de compras para evitar erros e agilizar o processo.

4. Gerenciador de tarefas

O dia a dia de um gestor de compras não é tão simples quanto parece, pois ele sempre está esperando mais de uma entrega de fornecedores diferentes. Além disso, ele precisa ficar atento a itens que possam estar faltando para fazer novos pedidos, pesquisar novos fornecedores para conseguir preços e formas de pagamento melhores, receber e conferir os produtos e ficar por dentro do que é novidade no mercado.

Ter um gerenciador de tarefas auxilia a não esquecer tudo que se precisa fazer. Entre os sistemas existentes e que são gratuitos, indicamos o Asana e o Evernote. O primeiro funciona como uma agenda online, com data e hora para a finalização das tarefas.Já no segundo, é possível criar notas com lembretes para você anotar o que preferir.

Tanto um como o outro são muito úteis na organização de tarefas e como forma de lembrá-lo todo dia do que precisa ser feito. Mas se você preferir, pode utilizar uma agenda física, apesar dela ter mais restrições do que os programas online.

5. Gerenciador de relacionamento com o fornecedor

O gestor de compras precisa saber quais fornecedores são mais responsáveis e que oferecem melhores preços e formas de pagamento. Para não esquecer dos detalhes positivos e negativos e para auxiliar na tomada de decisões e negociações, utilize um gerenciador de relacionamento com o fornecedor.

Com esse sistema é possível verificar quais são seus fornecedores principais, bem como o gastos com eles por mês ou por ano. Assim, se for preciso, é interessante pesquisar por novos fornecedores para conseguir mais descontos.

Com relação aos fornecedores que oferecem um produto exclusivo, é interessante que você faça um contrato a fim de garantir as entregas em qualquer situação para que, assim, seu estoque se mantenha completo. Além disso, o programa oferece informações sobre qualquer problema que você teve com algum fornecedor. Dessa forma, permite que se tome ações para que esse problema seja evitado.

6. Gerenciador de estoque

Um gestor de compras precisa manter uma boa comunicação com o gestor de estoque para que nenhum produto falte. Porém, em lojas menores, uma única pessoa acaba realizando essas duas funções. Por isso, para auxiliar as tarefas do dia a dia, é interessante ter um gerenciador de estoque.

Este programa vai te indicar quais mercadorias estão há tempo paradas e com pouca saída, quais estão quase faltando e quais estão próximas da data de vencimento. Dessa forma, ele vai agilizar na tomada de ações em relação ao estoque.

Por exemplo, o gestor pode indicar a realização de uma promoção para movimentar as mercadorias que estão com pouca saída ou próximas da data de vencer. Ou então, fazer um novo pedido de compras das mercadorias que estão quase faltando. Afinal, não se deve deixar nenhum item em falta, principalmente aqueles com alta demanda.

As ferramentas de gestão de compras precisam ser utilizadas pelos compradores para que suas tarefas fiquem mais organizadas e para que seu tempo seja agilizado. Dessa forma, é possível manter uma boa eficiência no trabalho atrelada com bons resultados.

Para que você consiga lidar melhor com todos os seus deveres como comprador, confira o nosso post sobre como fazer uma boa gestão de compras.

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