6 erros no controle de caixa que você deve evitar em sua loja de materiais de construção

controle de caixa

O controle de caixa é a alma de qualquer planejamento financeiro. Além disso, se ele for preciso e as suas receitas e despesas se mantiverem regulares, você vai entender mais facilmente quais são os investimentos possíveis na sua loja.

Isso porque a relação entre entradas e saídas de um negócio é um dos fatores que determinam a sua saúde financeira. Ela permite, também, realizar um fluxo de caixa adequado, o que contribui para uma visão financeira de médio e longo prazos.

No artigo de hoje, vamos demonstrar como evitar os principais erros no controle de caixa da sua loja de materiais de construção. Vamos, a partir deles, explicar porque o controle de caixa é importante e como realizá-lo. Leia até o fim!

1. Fazer registro manual

Teoricamente, não há nada de errado com o controle de caixa feito à mão. Na prática, entretanto, esse tipo de opção pressupõe, muitas vezes, fazer cálculos manuais também. É justamente aí que está a primeira brecha para os erros.

Pequenos equívocos nas contas — comuns quando fazemos os cálculos sem recorrer a algum dispositivo eletrônico — podem aumentar ou diminuir grandes quantias ao final de 30 dias. Mesmo a calculadora, que já é um primeiro passo para a solução esse problema, toma muito tempo e não está totalmente livre de erros.

Recomendamos o uso de uma planilha do Excel que tenha as funções soma bem configuradas. Assim, o cálculo é feito automaticamente quando você insere o preço do novo item vendido.

2. Registro incorreto de entradas ou saídas

Depois de um bom tempo lidando com o controle de caixa, fica fácil transformá-lo numa atividade mecânica. A consequência disso é que todos passam a realizá-la com menos atenção. Assim, de repente, você ou seus vendedores estão fazendo enormes arredondamentos ou deixando de registrar itens muito baratos por acharem seu preço insignificante, só para citar alguns exemplos.

Falta de detalhamento nas informações também é um problema sério. Lembre-se de que a descrição de alguns itens é complexa e pode demandar o número do código de barras. Se você achar que toma muito tempo digitá-lo, recomendamos adquirir um leitor. Muita gente não sabe, mas é possível introduzir os números das barras em células do Excel usando um dispositivo como esse.

Por último, lembre seus vendedores de serem específicos com relação à descrição técnica dos itens vendidos. Mercadorias da mesma marca e modelo podem apresentar diferenças grandes nos preços, quando observados seus detalhes como amperagem, tamanho de uma peça em polegadas, abertura da rosca de um cano e outros.

3. A falta de acompanhamento diário

Se você está acostumado ao processo de fechar o caixa diariamente, bom sinal. Esse tipo de acompanhamento diminui as chances de erros, principalmente se o registro das vendas da empresa é realizado por mais de uma pessoa.

Com o tempo, você vai perceber também que certos tipos de deslizes são mais comuns, o que vai permitir se precaver.

Por exemplo, o caixa que não fecha porque o preço de um produto foi arredondado acima da margem permitida, ou o fato de o vendedor oferecer desconto, mas esquecer-se de declará-lo na planilha, a confusão entre produtos com descrição parecida etc.

4. A falta de um método simples

Mesmo que hoje você seja o único funcionário da sua loja de materiais de construção, é interessante pensar uma metodologia prática para operar o seu caixa.

Isso porque, com o tempo, é natural que o negócio cresça e novos vendedores venham se somar ao time. Quando isso acontecer, vai ser necessário explicar o funcionamento do caixa a eles e treiná-los.

Se você criou etapas demais, ou se a planilha que resolveu adotar é muito complexa, isso certamente vai aumentar os erros e impactar seus lucros. Simplifique o documento do Excel e também os procedimentos envolvidos em uma venda, de modo que o vendedor possa se dedicar exclusivamente a dar entrada e saída no caixa, quando for o momento.

Esse tipo de medida, por sinal, faz parte de uma etapa essencial para qualquer loja crescer: a estruturação de um time de vendas.

5. Misturar dinheiro pessoal com o da empresa

Esse erro é muito mais comum do que deveria.

Sabe aquelas vezes em que você precisa dar uma saidinha por alguns minutos para resolver problemas pessoais? Em alguma delas você deve ter notado que não tinha dinheiro suficiente e preferiu sacar do caixa em vez de ir ao banco.

Pois bem, essa ação aparentemente inofensiva pode causar confusão na hora de fechar o caixa. Se você não anota essa saída, tanto pior. Mas recomendamos que, no geral, não misture dinheiro da empresa com as suas contas pessoais em nenhum momento.

O mesmo vale, portanto, quando você usa o seu cartão de débito pessoal para pagar fornecedores por falta de capital de giro da empresa. Acredite, mais cedo ou mais tarde, você vai perder o controle desses gastos.

6. Anotar uma venda e não dar baixa no estoque

Embora sejam tipos de controle diferentes, o caixa da empresa e o estoque devem caminhar em harmonia.

O ideal seria conseguir juntar os dois registros no mesmo software, de modo que uma venda se torne, automaticamente, uma baixa no estoque. No entanto, alguns empreendedores ainda não têm condições financeiras de investir em um software como esse.

Se é o seu caso, seja sistemático ao fazer os dois controles e transmita aos seus vendedores a importância de dar baixa no estoque quando efetuar uma venda.

Planejar sua loja financeiramente e manter um rígido controle de caixa não são apenas maneiras de evitar prejuízos. São o conhecimento do seu negócio no ponto mais estratégico dele.

Se observar atentamente as dicas que demos aqui, controlar o seu fluxo de caixa, fizer análises rotineiras das suas receitas e despesas e tiver um setor de vendas estruturado, o céu vai ser o limite para a sua loja.

Conhece algum outro tipo de erro no controle de caixa que não mencionamos aqui? Escreva-o abaixo! Assim, podemos, todos juntos, evitar os deslizes que impedem uma empresa de evoluir financeiramente.

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