10 dicas práticas de administração do tempo no trabalho

Administrar o tempo no trabalho é um dos principais desafios enfrentados pelos profissionais atualmente. As distrações são muitas: redes sociais, mensagens por celular e uma cultura em que tudo é urgente. Para ter uma rotina realmente produtiva, saber como gerenciar os minutos durante o expediente é muito importante.

Entre as dicas essenciais para aplicar a administração de tempo no trabalho estão: investir em planejamento, categorizar as tarefas e evitar distrações. Elencar, no máximo, três prioridades por dia, usar a tecnologia a seu favor e saber quando delegar também são atitudes que podem tornar sua rotina muito mais simples e produtiva.

Confira 10 dicas práticas de administração do tempo no trabalho:

1. Planeje!

O primeiro passo para administrar o tempo no trabalho com eficiência é tornar o planejamento um hábito. Antes mesmo de o mês começar, defina os objetivos e metas profissionais para o período. Ao longo dos dias, faça uma revisão periódica do que estabeleceu como meta para ver como está o andamento dos projetos.

Além do planejamento mensal, para manter a organização, é importante planejar o seu dia de trabalho. Torne essa a primeira tarefa ao chegar na empresa ou a última do final do expediente anterior. Estabeleça horários para cada atividade de forma a otimizar sua rotina.

2. Aposte no poder da agenda

Ter uma agenda como aliada é essencial para administrar o tempo no trabalho com sabedoria. Há o tradicional modelo de papel e, ainda, diversas opções eletrônicas, que podem ser usadas no computador, tablet ou celular.

Independentemente do tipo de agenda escolhido, é importante usar a ferramenta com regularidade, anotando compromissos e consultando os horários sempre que necessário. Uma dica: sempre considere na sua agenda períodos de tempo destinados a deslocamentos e deixe alguns blocos livres para urgências que sempre aparecem no caminho.

3. Defina prioridades

Para quem tudo é prioridade, nada é prioridade. Uma rotina de trabalho produtiva, com administração de tempo eficaz, é mais fácil de ser alcançada quando você separa um tempo para definir quais tarefas são realmente prioritárias na semana e, também, no dia. Se possível, comece seu trabalho por essas atividades.

O ideal é definir, no máximo, três prioridades por dia. Assim, você tem certeza de que realmente conseguirá fazer as atividades mais estratégicas e importantes.

4. Evite distrações

Administração de tempo no trabalho passa por investir em planejamento e definir prioridades. No entanto, apenas isso não é suficiente. Para ter uma rotina realmente produtiva é preciso evitar, a todo custo, distrações.

Quando estiver realizando alguma tarefa que exija concentração, desabilite as notificações do celular, desconecte-se das redes sociais e mergulhe na atividade que está sendo realizada. Na hora de organizar seu dia, preveja intervalos entre uma tarefa e outra para poder relaxar e voltar a todo vapor para o trabalho seguinte.

5. Faça as tarefas mais difíceis antes

Geralmente, o início do dia de trabalho é o período em que a concentração e motivação estão mais altas. Por isso, se possível, prefira fazer as tarefas mais difíceis do dia logo no começo do expediente, para riscar essas atividades da lista.

Pessoas que não são matutinas e/ou trabalham melhor em outros períodos podem inverter essa lógica, organizando-se para fazer os trabalhos mais complexos nas horas do dia em que estão com o nível de energia mais alto, desde que esse arranjo seja viável na rotina de trabalho.

6. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia, quando bem utilizada, pode ser uma grande aliada para quem busca administrar o tempo no trabalho da melhor forma. Há uma gama de aplicativos para os mais diversos fins, como organizar tarefas, delegar atividades, fazer anotações e, até mesmo, controlar o tempo gasto em cada trabalho.

Veja quais são suas principais necessidades, teste aplicativos que ajudem nesse sentido e use seus minutos de trabalho da melhor forma possível.

7. Saiba pedir ajuda

Uma das atitudes que fazem com que o profissional não administre seu tempo no trabalho da melhor forma é querer fazer tudo sozinho. Quem não sabe delegar e/ou pedir ajuda quando necessário gasta um tempo valioso em tarefas que, com apoio de outras pessoas, seriam realizadas mais rapidamente.

Para ser mais produtivo e controlar melhor suas horas de expediente, antes de começar a fazer qualquer tarefa analise se tem todos os subsídios necessários para completá-la.

Caso falte algum dado/informação, antecipe-se e peça o material que precisa. Assim, quando começar o trabalho, não precisará parar toda vez que se der conta de que não tem o que necessita para finalizá-lo.

8. Organize seu espaço de trabalho

Essa dica pode parecer básica, mas, infelizmente, nem todos os profissionais sabem a diferença que um espaço de trabalho organizado faz no dia a dia. Muita gente perde minutos valiosos procurando informações perdidas em pilhas de papéis ou, até mesmo, buscando uma simples caneta para anotar algo.

Evite essa perda de tempo mantendo sua estação de trabalho sempre limpa e organizada. Deixe na mesa apenas aquilo que é necessário para seu dia de trabalho e se livre de toda e qualquer tralha, como papéis velhos, canetas que não funcionam e embalagens vazias.

9. Tenha cuidado com e-mails

Quando bem utilizados, os e-mails agilizam o dia a dia, oficializando demandas e detalhando certos trabalhos. No entanto, quando o recurso não é usado da forma correta, ele se transforma em um vilão da produtividade.

Administre bem seu tempo no trabalho, usando o e-mail com objetividade e apenas quando necessário. Caso perca muitos minutos checando sua caixa de entrada, defina alguns horários para a tarefa. Assim, não gasta mais tempo do que o necessário.

10. Faça reuniões produtivas

Atire a primeira pedra quem nunca participou de uma reunião completamente desnecessária. Fazer encontros presenciais é parte essencial do trabalho da maioria dos profissionais. No entanto, para manter a produtividade em dia, é importante usar esses eventos com sabedoria.

Caso agende uma reunião com a equipe ou com clientes, crie uma pauta para o encontro e siga à risca o que foi planejado. Evite usar o tempo para debater assuntos que fujam do objetivo do evento. Seus minutos são valiosos!

Siga nossas 10 dicas práticas de administração do tempo no trabalho e veja como sua rotina na empresa ficará muito mais produtiva.

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